Przebieg procesu
Wniosek o przedłużenie certyfikatu i autoryzacji bezpieczeństwa należy złożyć w terminie 3 miesięcy przed upływem okresu ważności tych dokumentów, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Transportu z 25 września 2015 r. w sprawie warunków oraz trybu wydawania, przedłużania, zmiany i cofania autoryzacji bezpieczeństwa, certyfikatów bezpieczeństwa i świadectw bezpieczeństwa.
Proces wydawania certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa składa się z czterech faz:
- Analiza formalna: w jej ramach weryfikowana jest prawidłowość i kompletność złożonych dokumentów, sporządzane są również ewentualne wezwania do usunięcia braków. Dodatkowo na tym etapie weryfikowane jest złożenie przez wnioskodawcę listy kontrolnej, której wzór opracowany został przez Prezesa UTK. Termin na usunięcie braków formalnych jest terminem ustawowym i wynosi siedem dni. Termin ten nie może być wydłużony decyzją Prezesa UTK. Brak spełnienia wymagań formalnych skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.
- Przegląd dokumentacji: na tym etapie przedłożona dokumentacja podlega pierwszemu przeglądowi pod kątem zidentyfikowania ewentualnych dodatkowych dokumentów merytorycznych niezbędnych do przeprowadzenia właściwej oceny. Przedmiotowe dokumenty zostaną pozyskane od wnioskodawcy bądź wewnętrznie w ramach prac Urzędu. Na tym etapie przeglądowi podlega również wypełniona przez wnioskodawcę lista kontrolna (o ile została złożona).
- Ocena merytoryczna: na tym etapie złożona dokumentacja weryfikowana jest pod kątem kryteriów CSM dla oceny zgodności, zgromadzonych informacji odnośnie działalności podmiotu lub wyników ostatnich postępowań nadzorczych. W przypadku braku wcześniejszych działań nadzorczych w obszarze SMS, na tym etapie przeprowadzana jest kontrola stopnia wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem przez wnioskodawcę. W ramach tego etapu postępowania identyfikowane są ewentualne niezgodności i braki, które następnie są klasyfikowane pod względem wagi. W przypadku poważnych problemów, wnioskodawca wzywany jest do przedłożenia wyjaśnień, w terminach określanych przez Prezesa UTK.
- Decyzja: na podstawie analizy informacji pozyskanych w ramach procesu, podejmowana jest decyzja o możliwości przedłużenia certyfikatu / autoryzacji bezpieczeństwa lub o odmowie przedłużenia ważności ww. dokumentów. Informacje o ewentualnych niezamkniętych obszarach problemowych są kierowane do wewnętrznych komórek UTK celem odpowiedniego zaplanowania działań nadzorczych.
Ramy czasowe procesu
Zgodnie z art. 18c ust. 1custawy o transporcie kolejowym, Prezes UTK podejmuje decyzję w sprawie wniosków o wydanie autoryzacji bezpieczeństwa i certyfikatów bezpieczeństwa, w części dotyczącej systemów zarządzania bezpieczeństwem, w terminie 3 miesięcy od daty złożenia wniosków. W odniesieniu do części sieciowej certyfikatu (część B) termin wynosi jeden miesiąc i wynika z art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Jednocześnie należy podkreślić, że zgodnie z art. 35 § 5 Kodeksu do terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Oznacza to, że do terminów wskazanych w przepisach prawa nie wlicza się np. okresu między wystosowaniem do podmiotu wezwania i otrzymaniem jego odpowiedzi.
Wskazany w ustawie termin 3 miesięcy na rozpatrzenie wniosku o przedłużenie certyfikatu bezpieczeństwa w części A i wniosku o przedłużenie autoryzacji bezpieczeństwa, oraz wynikający z przepisów KPA termin 1 miesiąca na rozpatrzenie wniosku o przedłużenie certyfikatu bezpieczeństwa w części B jest możliwy do osiągnięcia jedynie w sytuacji, gdy złożony wniosek nie zawiera błędów formalnych, jest kompletny i zgodny z wymaganiami prawnymi, a ocena formalna i merytoryczna nie wykazała żadnych nieprawidłowości.
Z dotychczasowych doświadczeń Prezesa UTK pozyskanych w procesie przedłużania ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa wynika, że dokumenty składane przez przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury kolejowej zawierają błędy, które w istotny sposób przedłużają czas prowadzonych postępowań. Do najczęściej występujących błędów należą:
- Brak kompletu załączników do wniosku
- Brak podpisów zgodnych z KRS lub udzielonym pełnomocnictwem
- Brak opłaty wstępnej lub opłat związanych z udzielonym pełnomocnictwem
- Złożone dokumenty poświadczone są niezgodnie z przepisami art. 76a § 2 Kpa
- Dane zawarte we wniosku są niezgodne ze stanem faktycznym
W celu zminimalizowania zagrożeń związanych z brakiem zakończenia procesu przedłużania ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa przed terminem wygaśnięcia ważności obecnych dokumentów, Prezes UTK zaleca składanie wniosków o przedłużenie ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa możliwie z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem. Jednocześnie, dla spełnienia wymagań formalnych, wniosek o przedłużenie ważności certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa nie może zostać złożony później niż na trzy miesiące przed wygaśnięciem ważności dotychczasowych dokumentów.