Na poziomie prawa wspólnotowego wymagania wobec ośrodków zawiera dyrektywa 2007/59/WE w sprawie przyznawania uprawnień maszynistom prowadzącym lokomotywy i pociągi w obrębie systemu kolejowego Wspólnoty. Ośrodki podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego przez Prezesa UTK. Zostały one przetransponowane do przepisów krajowych określone w następujących aktach prawnych:
- Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1786 ), zwana dalej „ustawą o transporcie kolejowym”;
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie ośrodków szkolenia maszynistów oraz kandydatów na maszynistów z dnia 3 listopada 2022 r. (Dz. U. poz. 2355), zwane dalej „rozporządzeniem”.
Dla zapewnienia harmonizacji podejścia państw członkowskich Unii Europejskiej w obszarze kształcenia i egzaminowania maszynistów i kandydatów na maszynistów, krajowe systemy wymagań prawnych regulujących ten obszar, oparte są na wspólnych dla wszystkich państw członkowskich wymaganiach, wynikających z przepisów zawartych w niżej wymienionych aktach prawnych:
- Dyrektywie 2007/59/WE z dnia 23 października 2007 r. w sprawie przyznawania uprawnień maszynistom prowadzącym lokomotywy i pociągi w obrębie systemu kolejowego Wspólnoty, zwanej dalej „dyrektywą o maszynistach”;
- Decyzji Komisji 2011/765/UE z dnia 22 listopada 2011 r. w sprawie kryteriów uznawania ośrodków szkoleniowych prowadzących szkolenia zawodowe dla maszynistów, kryteriów uznawania egzaminatorów maszynistów, jak również kryteriów organizowania egzaminów zgodnie z dyrektywą 2007/59/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, zwanej dalej „decyzją”;
- Zaleceniu Komisji 2011/766/UEz dnia 22 listopada 2011 r. w sprawie procedury uznawania jednostek szkoleniowych i egzaminatorów maszynistów zgodnie z dyrektywą 2007/59/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, zwanego dalej „zaleceniem”.
Zgodnie z podejściem wspólnotowym procedura potwierdzenia kompetencji ośrodków szkolenia maszynistów i kandydatów na maszynistów przed ich wpisaniem do rejestru opiera się na kryteriach niezależności, kwalifikacji oraz bezstronności (takich jak europejskie normy serii EN 45000). Podstawą wpisu do rejestru jest weryfikacja dokumentacji składanej przez wnioskodawcę na dowód posiadania niezbędnych zasobów i kompetencji oraz zdolności do systemowego zarządzania procesem szkolenia (patrz treść art. 20 Dyrektywy o maszynistach).
Procedura weryfikacji kompetencji wnioskodawcy przed jego wpisaniem do rejestru ukierunkowana jest zatem na sprawdzenie kwalifikacji, możliwości technicznych oraz operacyjnych wnioskodawcy w zakresie zdolności do organizacji szkoleń i sprawdzianów wiedzy i umiejętności a także delegowania egzaminatorów do części praktycznej egzaminów na świadectwo maszynisty przeprowadzanych przez Prezesa UTK.
W ramach postępowania o wpis do rejestru (zgodnie z wymaganiami przepisów wspólnotowych), zainteresowany ośrodek powinien wykazać zdolność do stałego spełniania niżej wskazanych wymagań określonych w art. 4 decyzji Komisji:
- Posiadanie sprawnej struktury zarządzania, umożliwiającej zapewnienie odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia instruktorów w zakresie prowadzenia szkoleń zgodnie z wymogami określonymi dyrektywą o maszynistach;
- Posiadanie niezbędnych kadr, urządzeń, wyposażenia i pomieszczeń, stosownie do prowadzonych szkoleń i przewidywanej liczby uczestników szkoleń;
- Prowadzenie szkoleń praktycznych przez instruktorów posiadających kompetencje i uprawnienia zgodne z zakresem prowadzonego szkolenia, w szczególności w odniesieniu do znajomości infrastruktury i taboru;
- Posiadanie opracowanej metodyki nauczania, umożliwiającej zapewnienie odpowiedniego zakresu, sposobu organizacji i czasu trwania szkoleń, harmonogramu szkoleń oraz zakresu wymaganych umiejętności;
- Posiadanie odpowiedniego systemu rejestracji szkoleń uwzględniającego rejestrację danych o uczestnikach i instruktorach oraz liczbie i tematyce prowadzonych szkoleń;
- Posiadanie funkcjonującego systemu zarządzania jakością uwzględniającego zagadnienia związane ze szkoleniem i egzaminowaniem maszynistów i kandydatów na maszynistów lub posiadanie równorzędnych procedur umożliwiających monitorowanie przestrzegania spełniania wymogów związanych z prowadzonymi szkoleniami na zgodność z wymaganiami dyrektywy o maszynistach;
- Posiadanie odpowiedniego systemu zarządzania kompetencjami wewnątrz organizacji z uwzględnieniem zarządzania kompetencjami instruktorów i egzaminatorów;
- Posiadanie procedur umożliwiających bieżące aktualizowanie metod szkoleniowych, narzędzi i wyposażenia (w szczególności podręczników, oprogramowania szkoleniowego, dokumentacji udostępnianej przez zarządcę infrastruktury).
Powyższe wymagania wynikające z przepisów Decyzji Komisji Europejskiej stanowią punkt odniesienia dla wymagań określonych w przepisach krajowych i umożliwiają właściwe zrozumienie roli ośrodka szkolenia i warunków jakie musi spełnić celem uzyskania wpisu do rejestru.
Wpis do rejestru ośrodków szkolenia realizowany jest na wniosek strony, która składa do Prezesa UTK dokumenty wymagane przepisami prawa oraz wykazuje zdolność do prowadzenia działalności w obszarze szkolenia maszynistów i kandydatów na maszynistów. Wzory dokumentów wymaganych przy wpisie ośrodka szkolenia do rejestru można znaleźć tutaj.
Proces wpisu do rejestru ma charakter dwuetapowy i obejmuje:
- weryfikację dokumentów formalnych niezbędnych do dokonania wpisu;
- weryfikację spełnienia wymagań określonych dla ośrodka szkolenia egzaminowania.