Dyrektor: Paweł Rafalski
Zastępca Dyrektora: Katarzyna Szadkowska
Tel: 22 749 14 35
1. Biuro Prezesa wspiera organizacyjnie i informacyjnie działania Prezesa UTK.
2. Zadania Biura Prezesa w zakresie organizacyjnego i informacyjnego wsparcia pracy Prezesa UTK obejmują w szczególności:
1) monitorowanie prowadzonych przez komórki organizacyjne spraw, w tym zgodności obiegu korespondencji zadekretowanej przez Prezesa UTK oraz terminowości realizacji spraw przez komórki organizacyjne;
2) monitorowanie i kontrolowanie spraw, procesów oraz projektów realizowanych w UTK;
3) nadzorowanie udziału pracowników UTK w wydarzeniach zewnętrznych;
4) przekazywanie poleceń Prezesa UTK oraz monitorowanie realizacji ustaleń i decyzji;
5) koordynację przygotowywania materiałów i projektów wystąpień Prezesa UTK;
6) koordynację przygotowania udziału Prezesa UTK lub jego przedstawicieli w posiedzeniach komisji, komitetów, rad, instytucji dialogu społecznego oraz organów instytucji rządowych, samorządowych, organizacji pozarządowych oraz władz spółek kolejowych;
7) koordynację i udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie, interwencje posłów i senatorów, posłów Parlamentu Europejskiego, dezyderaty, opinie i wystąpienia komisji sejmowych i senackich oraz wystąpienia Kancelarii Prezydenta RP i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
8) prowadzenie spraw w zakresie przyznawania patronatów honorowych Prezesa UTK;
9) realizację zadań z zakresu polityki informacyjnej dotyczących działań należących do właściwości Prezesa UTK oraz kształtowanie wizerunku Prezesa UTK i Urzędu w środkach społecznego przekazu;
10) koordynację współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz podmiotami zewnętrznymi w zakresie działań promocyjnych i organizacji wydarzeń promujących działania sektora kolejowego;
11) koordynację przygotowania materiałów na posiedzenia odpowiednich komisji Sejmu i Senatu, na posiedzenia Rady Ministrów oraz inne spotkania, w których przewiduje się uczestnictwo Prezesa UTK, w szczególności: komitetów, rad, instytucji dialogu społecznego, organów instytucji rządowych, naukowych, organizacji samorządowych i pozarządowych oraz władz spółek kolejowych;
12) projektowanie struktury oraz redakcję strony internetowej i intranetowej UTK;
13) realizację zadań w zakresie komunikacji wewnętrznej UTK;
14) wydawanie Dziennika Urzędowego Prezesa UTK;
15) prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Prezesa UTK;
16) prowadzenie ewidencji rad, komisji, zespołów, do których składów osobowych zostali powołani pracownicy UTK;
17) realizację zadań w zakresie doradztwa oraz ekspertyz, dokumentowania, analizowania i opiniowania istotnych procesów społecznych i ekonomicznych związanych z kolejnictwem;
18) opracowywanie analiz i materiałów dotyczących wybranych strategicznych projektów;
19) organizację posiedzeń Kierownictwa UTK, innych spotkań i narad z udziałem Prezesa UTK;
20) współpracę z organami kontroli upoważnionymi do przeprowadzania kontroli w UTK, w tym koordynowanie udzielania odpowiedzi i monitorowanie realizacji wniosków pokontrolnych;
21) nadzór i koordynację działań z zakresu kontroli zarządczej prowadzonej przez Prezesa UTK;
22) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania;
23) nadzór i koordynację zadań Prezesa UTK z zakresu spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
24) wsparcie Prezesa UTK w nadzorze nad obszarem ochrony informacji niejawnych w UTK;
25) nadzór i koordynację zadań polegających na weryfikacji aktualności zarządzeń wydawanych przez Prezesa UTK i Dyrektora Generalnego oraz współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi w tym zakresie;
26) nadzór i koordynację funkcjonowania EZD w zakresie merytorycznym, w tym dokumentowania zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej;
27) tworzenie i aktualizację przepisów kancelaryjnych Urzędu oraz monitorowanie ich przestrzegania, w tym wspieranie koordynatora czynności kancelaryjnych w zakresie stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt w celu zapewnienia prawidłowości klasyfikacji dokumentacji;
28) koordynację współpracy międzynarodowej w obszarze zastrzeżonym dla kompetencji Prezesa UTK, w tym w szczególności z instytucjami Unii Europejskiej i państw członkowskich oraz koordynowanie działań związanych z zarządzaniem informacją w sferze współpracy międzynarodowej, oraz innych instytucji i organizacji, w tym:
a) koordynację procesu współpracy międzynarodowej prowadzonej przez komórki organizacyjne a także z działaniami innych organów administracji rządowej, właściwych w sprawach transportu kolejowego,
b) planowanie działań UTK w dziedzinie współpracy międzynarodowej.