Część informacji przekazywanych organowi regulacyjnemu przez aplikanta w powiadomieniu, z uwagi na ich szczególny walor gospodarczy, ekonomiczny lub prawny, nie powinna być udostępniana podmiotom trzecim. Przez podmioty trzecie należy w tym przypadku rozumieć wszystkie inne podmioty oprócz samego aplikanta oraz organu regulacyjnego prowadzącego postępowanie. Podmiotem trzecim będą zatem w szczególności inni przewoźnicy pasażerscy, realizujący przewozy osobowe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (w przypadku przewozów krajowych) oraz na trasach międzynarodowych.
Przepisy rozporządzenia nr 2018/1795 gwarantują aplikantowi zachowanie poufności danych o określonej specyfice, w szczególności takich jak informacje:
• techniczne,
• finansowe,
• dotyczące know-how przedsiębiorstwa,
• biznesplanu,
• struktury kosztów,
• strategii marketingowej,
• strategii cenowej,
• źródeł dostaw,
• udziału w rynku.
Przy przekazywaniu powiadomienia, aplikant powinien:
• poinformować, że w przekazywanych materiałach znajdują się informacje, które nie powinny być udostępniane podmiotom trzecim;
• wskazać rodzaj informacji, jakie nie powinny zostać udostępnione podmiotom trzecim, wraz z ich wyraźnym oznaczeniem w przekazanej dokumentacji;
• przedstawić, obok wersji niejawnej, zastrzeżonej dla organu regulacyjnego, a także sądów w przypadku wyczerpania administracyjnego toku postępowania, samodzielnie opracowaną wersję jawną powiadomienia przeznaczoną do celów publikacji;
• przedstawić uzasadnienie dla przyjętego stanowiska.
Organ regulacyjny ocenia zasadność przyjętego przez aplikanta stanowiska w zakresie nieujawniania wskazanych informacji ze względu na ich poufny charakter. Organ regulacyjny może stwierdzić, że stanowisko prezentowane przez aplikanta w części lub w całości zasługuje na uwzględnienie bądź nie. Organ regulacyjny informuje aplikanta o uzasadnieniu przemawiającym za przyjęciem odmiennego stanowiska.
Decyzją unijnego prawodawcy nie wszystkie informacje uznawane są za szczególnie chronione informacje handlowe. Zgodnie z art. 4 ust. 2 rozporządzenia nr 2018/1795, wyłączeniu jawności nie podlegają:
a) nazwa, adres, podmiot prawny i numer rejestracji wnioskodawcy (w odpowiednich przypadkach);
b) dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zapytania;
c) dane dotyczące licencji i certyfikatu bezpieczeństwa wnioskodawcy lub wskazanie etapu procedury mającej na celu otrzymanie tych zaświadczeń;
d) szczegółowa trasa ze wskazaniem lokalizacji stacji początkowej i stacji końcowej oraz wszystkie stacje pośrednie;
e) planowana data rozpoczęcia wykonywania proponowanych nowych kolejowych przewozów pasażerskich;
f) orientacyjny harmonogram, częstotliwość i zdolność przepustowa proponowanych nowych kolejowych przewozów pasażerskich, w tym proponowane godziny odjazdu, godziny przyjazdu i połączeń, jak również wszelkie odchylenia od standardowego rozkładu jazdy pod względem częstotliwości lub stacji, w każdym kierunku;
g) orientacyjne informacje na temat taboru, z którego wnioskodawca planuje korzystać, nie są uznawane za szczególnie chronione informacje handlowe.
Jawne pozostają informacje, które umożliwiają podmiotom uprawnionym ocenę wpływu uruchomienia nowej usługi na te realizowane na podstawie umów o świadczenie usług publicznych.
Stanowisko organu regulacyjnego dotyczące odmowy zachowania poufności części lub całości danych wskazanych przez podmiot uprawniony jest przekazywane temu podmiotowi do wiadomości na piśmie, w terminie do 2 tygodni przed wydaniem przez Prezesa UTK decyzji w następstwie badania równowagi ekonomicznej.
Decyzja organu regulacyjnego w sprawie poufności podlega kontroli sądowej zgodnie z art. 56 ust. 10 dyrektywy 2012/34/UE. W przypadku wystąpienia sporu pomiędzy Prezesem UTK a aplikantem co do poufności informacji, Prezes UTK nie ujawnia tych informacji do czasu wydania przez sąd krajowy orzeczenia w kwestii poufności. Tym samym, jeśli sporne informacje niewymienione w art. 4 ust. 2 rozporządzenia nr 2018/1795 będą stanowiły istotę sporu, organ regulacyjny podejmie decyzję o opublikowaniu powiadomienia bez tych informacji.