Zgodnie z art. 4 pkt 6c) ustawy o transporcie kolejowym, podmiot odpowiedzialny za utrzymanie pojazdu kolejowego (ECM), wpisany do europejskiego rejestru pojazdów kolejowych (EVR), jest obowiązany do zagwarantowania utrzymania pojazdu kolejowego.
Zgodnie z § 8 rozporządzenia w sprawie ogólnych warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych, m.in. podmioty odpowiedzialne za utrzymanie pojazdu kolejowego (ECM), powinny prowadzić dokumentację związaną z procesem utrzymania pojazdów kolejowych oraz zapewniać zgodność procesu utrzymania z wymaganiami zawartymi w dokumentacji systemu utrzymania.
Zakres dokumentacji techniczno-ruchowej (DTR) oraz warunków technicznych wykonania i odbioru (WTWiO), będących częścią dokumentacji systemu utrzymania definiuje odpowiednio § 9 i § 11 rozporządzenia w sprawie ogólnych warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych. Zakres ten nie obejmuje imiennego wskazania podmiotów upoważnionych do wykonywania napraw określonych części zamiennych. Oznacza to, że zawarty w DTR lub WTWiO obowiązek dokonywania napraw jedynie w autoryzowanym serwisie nie należy do sfery obowiązków publicznoprawych ECM, realizację których nadzoruje Prezes Urzędu Transportu Kolejowego (Prezes UTK), a jedynie do sfery obowiązków kontraktowych. Realizacji tych obowiązków właściwe strony umowy (np. ECM i właściciel pojazdu) mogą dochodzić przed sądem cywilnym.
Zaznaczyć przy tym należy, że na podstawie rozporządzenia 2019/779 jedną z roli ECM jest odpowiedzialność w zakresie zapewnienia udziału osób przeprowadzających utrzymanie o odpowiednich kompetencjach. Obowiązki te nie oznaczają jednak, że ECM zobowiązany jest przeprowadzać czynności utrzymaniowe w imiennie wskazanym przez producenta, autoryzowanym serwisie. To do odpowiedzialności ECM należy decyzja i zapewnienie, że podmiot wykonujący dane czynności posiada niezbędne kompetencje. Nie stanowi zatem naruszenia obowiązków publicznoprawnych ECM (zawartych przede wszystkim w ustawie o transporcie kolejowym oraz rozporządzeniu 2019/779) wykonanie czynności utrzymaniowych w nieautoryzowanym przez producenta, ale kompetentnym podmiocie. Jak wyżej wskazano, działanie takie może być ewentualnie rozpatrywane jedynie w kategorii naruszenia obowiązków kontraktowych.