Nawigacja

➤ Certyfikat ECM

Odnowienie ważności certyfikatu ECM

16 czerwca 2020 r. weszło w życie rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011. Rozporządzenie to określa system certyfikacji ECM w odniesieniu do wszystkich kategorii pojazdów kolejowych.

W jakich przypadkach?

Wnioskującym o odnowienie ważności certyfikatu ECM może być podmiot, który posiada ważny certyfikat ECM i jest w stanie kontynuować w sposób systemowy zarządzanie procesem utrzymania określonego pojazdu lub grupy pojazdów, za które jest odpowiedzialny.

Odnowiony certyfikat ECM wydawany jest na okres do 5 lat i po jego upływie traci on swą ważność.

Wniosek o odnowienie certyfikatu ECM rozpatrywany jest w oparciu o zasady opisane w wewnętrznej procedurze UTK.

Kto?

Wnioskującym o odnowienie certyfikatu ECM może być dowolny podmiot posiadający już certyfikat ECM.

Co zrobić?

Powinieneś złożyć w terminie co najmniej czterech miesięcy przed upływem terminu ważności  posiadanego certyfikatu ECM poprawnie wypełniony formularz wniosku o odnowienie certyfikatu.

Co przygotować?

By złożyć skutecznie wniosek o odnowienie certyfikatu ECM powinieneś:

  • wypełnić poprawnie formularz wniosku, zgodnie z załącznikiem III (cz.1) Rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/779 wraz z załączonymi dokumentami;
  • załączyć do niego aktualną dokumentację Systemu Zarządzania Utrzymaniem;
  • wnieść opłatę, w sposób opisany w punkcie poniżej;
  • wypełnić listę kontrolną dotyczącą kryteriów zgodności z załącznikiem II do rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/779;
  • złożyć dokument pełnomocnictwa wraz z dowodem jego opłacenia (jeśli ustanowiłeś pełnomocnika), w sposób opisany w punkcie poniżej.

Formularz wniosku możesz wypełnić w formie elektronicznej lub pisemnej. Jednak weź pod uwagę, że forma elektroniczna jest bardziej czytelna i może ustrzec przed błędami.

Pamiętaj o tym, by złożone przez Ciebie dokumenty były właściwie podpisane. Jeżeli występujesz w imieniu spółki prawa handlowego, to pamiętaj o obowiązujących zasadach reprezentacji.

Gdzie?

Wniosek możesz złożyć osobiście, od poniedziałku do piątku w godz. 8.15 - 16.15, w siedzibie Centrali UTK (Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, 02 – 305 Warszawa) lub jednego z Oddziałów Terenowych Urzędu.

Dokładne dane teleadresowe oddziałów terenowych znajdziesz na dole strony internetowej po kliknięciu w interesującą Cię jednostkę.

Wniosek można złożyć również za pośrednictwem platformy ePUAP. Pamiętaj jednak o tym, żeby dokumenty składane za pośrednictwem ePUAP były podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Możesz również wysłać wniosek pocztą.

Ile zapłacisz?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego za przedłużenie certyfikatu podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie pojazdu kolejowego (ECM) zapłacisz 15 000 zł.

Opłaty z tytułu przedłużania ważności certyfikatu ECM wnieś na rachunek bankowy Urzędu Transportu Kolejowego.

Opłata za pełnomocnictwo

Jeśli w sprawie o przedłużenie ważności certyfikatu ECM ustanowiłeś pełnomocnika, to powinieneś pamiętać o złożeniu:

  • dokumentu pełnomocnictwa;
  • dowodu uiszczenia opłaty od udzielonego pełnomocnictwa.

W przypadku złożenia dokumentu pełnomocnictwa wnieś opłatę skarbową na rachunek bankowy organu podatkowego, zgodnie z właściwością miejscową.

Ile będziesz czekać?

Na rozpatrzenie wniosku o odnowienie certyfikatu ECM będziesz czekał do czterech miesięcy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku pojawienia się nieprawidłowości podczas analizy formalnej przesłanej dokumentacji, czas 4 miesięcy będzie biegł od chwili przedłożenia poprawnie uzupełnionych wszystkich niezbędnych informacji oraz stosownych materiałów potrzebnych do rozpatrzenia wniosku.

Pamiętaj, że każda sprawa ma charakter indywidualny i faktyczny czas jej rozpatrzenia może być inny niż pierwotnie wskazany.

Miej również na uwadze, że jeżeli rozszerzysz zakres wniosku o inne rodzaje pojazdów niż wagony towarowe Prezes UTK może przeprowadzić audyt certyfikujący według zasad opisanych poniżej. Jeżeli podczas audytu pojawią się niezgodności, zostaniesz zobowiązany do działań naprawczych w celu ich usunięcia przed terminem upływu ważności poprzedniego certyfikatu.

Audyt certyfikujący

Jeżeli złożony wniosek będzie kompletny to audyt zwykle zostanie przeprowadzony w drugim miesiącu od daty jego złożenia.

Zasady przeprowadzania oraz dokumentowania audytu określone są w wewnętrznej procedurze UTK dotyczącej przeprowadzania audytów w ECM, według której:

  • wraz z zawiadomieniem otrzymasz plan audytu;
  • w trakcie audytu zespół oceniający przeprowadzi wywiady i zbierze próbki dokumentów jako dowody z audytu;
  • stwierdzone podczas audytu rozbieżności z wymaganiami audytorzy odnotują jako niezgodności, które zostaną zapisane w Raporcie z audytu;
  • po zakończeniu audytu będziesz miał 2 tygodnie na sporządzenie i przedłożenie do Prezesa UTK Planu działań dotyczącego usunięcia niezgodności;
  • dowody na usunięcie niezgodności musisz przedłożyć w terminie wskazanym w Planie działania jednak nie dłuższym niż 6 miesięcy od zakończenia audytu;
  • po analizie Twoich działań audytorzy przekażą jej wyniki do Komitetu Certyfikującego działającego przy Prezesie UTK;
  • Komitet Certyfikujący przedstawi Prezesowi UTK odpowiednią rekomendację adekwatną do wyników oceny, na podstawie której Prezes UTK wyda stosowną decyzję o przyznaniu bądź odmowie przyznania certyfikatu.

Procedura przeprowadzania audytu zapewnia, że wyznaczeni audytorzy są niezależni i bezstronni, a wszystkie pozyskane w trakcie audytu informacje i dowody mają charakter poufny.

Powiązane usługi

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 1043, z późn. zm.);
  • Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011 (Dz. Urz. UE L 139 I z 27 maja 2019 r., s. 365, z późn. zm.);
  • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego (Dz.U. z 2021 r. poz. 1358);
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r., nr 187, poz. 1330).
do góry