Pojazd szynowo-drogowy jest pojazdem specjalnym, jeśli spełnia definicję zawartą w art. 4 pkt 6f ustawy o transporcie kolejowym, czyli jest pojazdem kolejowym przeznaczonym do utrzymania, naprawy lub budowy infrastruktury kolejowej, lub przeznaczony do prowadzenia działań ratowniczych.
Jeśli pojazd szynowo-drogowy przeznaczony jest wyłącznie do prowadzenia prac manewrowych, nie spełnia on definicji pojazdu specjalnego. W takim przypadku powinien być uznany za pojazd trakcyjny.
Zgodnie z art. 1 ust. 4 lit. b Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/797 z dnia 11 maja 2016 r. w sprawie interoperacyjności systemu kolei w Unii Europejskiej (Dz.U. L 138 z 26.05.2016, s. 44 z późn. zm.), państwa członkowskie mogą postanowić, że środki przyjęte w celu wdrożenia niniejszej dyrektywy swym zakresem nie obejmują: infrastruktury i pojazdów przewidzianych wyłącznie do użytku lokalnego, historycznego lub turystycznego.
Zgodnie z tym przepisem dyrektywy 2016/797, na podstawie art. 22f ust. 13a ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 602 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o transporcie kolejowym”, możliwość uzyskania świadectwa dopuszczenia do eksploatacji dotyczy także pojazdów kolejowych przeznaczonych wyłącznie do użytku lokalnego, pojazdów historycznych oraz pojazdów turystycznych eksploatowanych na sieci kolejowej, niezależnie od drogi kolejowej, po której się poruszają.
Jeżeli pojazdy nie są przeznaczone do eksploatacji na unijnej sieci kolei, stosuje się przepisy krajowe. Oznacza to, że pojazd może poruszać się na podstawie świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu i nie ma potrzeby uzyskania zezwolenia na wprowadzenie do obrotu. Jeśli jednak świadectwo dopuszczenia do eksploatacji wydane zostało na bocznicę kolejową, pojazd w ramach manewrów nie może poruszać się poza jej obszarem.
Dla pojazdów przeznaczonych jedynie do użytku lokalnego również nie ma obowiązku posiadania zezwolenia na wprowadzenie do obrotu – wystarczające jest świadectwo dopuszczenia do eksploatacji typu. Użytek lokalny nie został jednak nigdzie wprost zdefiniowany. Istnieje natomiast definicja przewozów lokalnych, które są rozumiane jako powiatowe przewozy pasażerskie, powiatowo-gminne przewozy pasażerskie, gminne przewozy pasażerskie lub metropolitarne przewozy pasażerskie w rozumieniu ustawy z dnia 16 grudnia 2010 r. o publicznym transporcie zbiorowym. Powyższa regulacja, na zasadzie analogii, dotyczyć będzie także pojazdów przeznaczonych do ruchu lokalnego innych niż pasażerskie. Nie ma bowiem w tym przypadku ograniczenia co do rodzaju taboru, który może być dopuszczony do eksploatacji takim świadectwem, ograniczeniem jest natomiast jego przeznaczenie eksploatacyjne, tj. użytek lokalny. Należy pamiętać, że w przypadku planowanej eksploatacji obejmującej także sieć kolejową, konieczne jest spełnienie wymagań zarządcy infrastruktury, m.in. w zakresie zgodności z siecią i wyposażenia pojazdu w urządzenia bezpieczeństwa ruchu.
Świadectwo dopuszczenia do eksploatacji typu do użytku lokalnego jest optymalnym rozwiązaniem w sytuacji, gdy pojazd eksploatowany jest na stacjach rozrządowych, stacjach i lokomotywowniach, oraz pomiędzy nimi, ale w obrębie:
- jednej gminy;
- co najmniej dwóch gmin i niewykraczający poza granice jednego powiatu;
- gmin i powiatów, które utworzyły związek powiatowo-gminny;
- związku metropolitalnego.