3 lutego 2015 r. odbyło się spotkanie z przedstawicielami urzędów marszałkowskich dotyczące dopuszczania pojazdów kolejowych do eksploatacji. Wzięło w nim udział 17 przedstawicieli urzędów marszałkowskich na co dzień zajmujących się zagadnieniami związanymi z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę taboru kolejowego, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
W trakcie warsztatów została przedstawiona prezentacja omawiająca tematykę dopuszczenia pojazdów kolejowych do eksploatacji, ze szczególnym uwzględnieniem trybu wydawania zezwoleń oraz aktualnych Technicznych Specyfikacji Interoperacyjności. Podczas spotkania omówiono kształtowanie wymagań przetargowych w stosunku do taboru kolejowego pasażerskiego.
Wskazano na obligatoryjne stosowanie Technicznych Specyfikacji Interoperacyjności z uwagi na rozszerzenie zakresu ich stosowania na teren całej Unii Europejskiej oraz fakt, że w obowiązującym stanie prawnym nie jest możliwe wydanie zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji pojazdu niezgodnego z TSI, jeżeli producent nie posiada stosownego odstępstwa od stosowania TSI.
Podczas spotkania zwrócono również uwagę, na konieczność takiego określania wymagań przetargowych, aby były one zgodne z wymaganiami technicznymi, które wynikają z przepisów prawa np. kwestie maksymalnej liczby pasażerów czy obowiązków dotyczących klimatyzacji pojazdów.
W celu terminowego oddawania pojazdów kolejowych do eksploatacji bez ryzyka utraty dofinansowania, istotna jest identyfikacja i koordynacja wniosków kierowanych do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego. W tym celu konieczne jest przekazywanie przez urzędy marszałkowskie i innych zamawiających, informacji o potencjalnych i faktycznych zamówieniach na tabor kolejowy. Zbiorcze informacje prezentowane są na stronie internetowej UTK.
Celem warsztatów było przybliżenie przedstawicielom urzędów marszałkowskich zarówno wymagań prawnych i technicznych w procesie wydawania zezwoleń, ale przede wszystkim omówienie szczegółowo wytycznych, którymi kieruje się Prezes UTK podczas rozpatrywania wniosków. Warsztaty były również okazją do udzielenia odpowiedzi na najbardziej istotne pytania z punktu widzenia podmiotów zamawiających pasażerski tabor kolejowy.