Zgodnie z wymaganiami prawa wspólnotowego, wszystkie pojazdy kolejowe zarejestrowane w krajowym rejestrze pojazdów, posiadać muszą przypisany podmiot odpowiedzialny za utrzymanie. Dodatkowo, w przypadku wagonów towarowych, podmiot odpowiedzialny za utrzymanie musi być obowiązkowo certyfikowany, zgodnie z zasadami określonymi w treści rozporządzenia Komisji 445/2011/UE w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie wagonów towarowych.
Przewoźnicy kolejowi, zarządcy infrastruktury kolejowej oraz posiadacze wagonów, którzy zainteresowani są pełnieniem funkcji podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych, w celu przygotowania się do procesu certyfikacji, wciąż jeszcze posiadają możliwość skorzystania z rozwiązań przejściowych, polegających na złożeniu tzw. Deklaracji Własnych, po spełnieniu określonych wymagań.
Deklaracje Własne można składać wyłącznie w terminie do dnia 31 maja 2012 r. Po tym terminie wszystkie przedsiębiorstwa zainteresowane pełnieniem funkcji podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych, obowiązywać będzie procedura certyfikacyjna wynikająca z przepisów rozporządzenia 445/2011/UE. Deklaracje własne uznawane będą za równoważne z certyfikatami podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych do dnia 31 maja 2013 r.
Deklaracja Własna ECM stanowi rozwiązanie przejściowe, opracowane na poziomie europejskim przy udziale przedstawicieli organizacji sektorowych (m.in. UIC, CER, ERFA), którego celem jest przygotowanie zainteresowanych przedsiębiorstw do przeprowadzenia właściwego procesu certyfikacji, zgodnego z wymaganiami prawa wspólnotowego (rozporządzenie 445/2011/UE).
W celu złożenia Deklaracji Własnej, przedsiębiorstwo zainteresowane pełnieniem funkcji podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych, opracować powinno system zarządzania utrzymaniem oraz przeprowadzić audyt wewnętrzny, potwierdzający jego wdrożenie. Informacja dotycząca opracowania i wdrożenia systemu zarządzania utrzymaniem, powinna zostać przekazana do Europejskiej Agencji Kolejowej na adres ECM-certificate@portal.era.europa.eu, w formie skanu Deklaracji Własnej, nie później niż do dnia 31 maja 2012 r.
Bardziej szczegółowe wymagania dotyczące opracowania systemu zarządzania utrzymaniem, oraz procedura przekazania kopii deklaracji do Europejskiej Agencji Kolejowej, zawarte zostały w dwóch podręcznikach opracowanych na poziomie wspólnotowym, których treść przetłumaczona została na język polski przez Izbę Gospodarczą Transportu Lądowego:
- Podręcznik wdrażania dla podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie
- Przewodnik wdrażania dla posiadacza wagonów
Obydwa dokumenty dostępne są w witrynie IGTL.