Pojazd powinien być zarejestrowany w jednym państwie członkowskim w obszarze użytkowania. Zgodnie z decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2018/1614 pojazdy kolejowe rejestruje się w jednym z krajów członkowskich obszaru użytkowania określonym w udzielonym zezwoleniu dla typu pojazdu. Po udzieleniu zezwolenia na wprowadzenie pojazdu do obrotu, a przed rozpoczęciem eksploatacji, pojazd rejestruje się w EVR na wniosek jego dysponenta. Dysponent wypełnia formularz elektroniczny i składa wniosek o rejestrację w jednym państwie członkowskim swojego wyboru w obszarze użytkowania. W przypadku zmiany danych, dysponent jest odpowiedzialny żeby zaktualizować dane w rejestrze dotyczące nowego dysponenta.
Wagony towarowe objęte umową międzynarodową RIV (umowa o wymianie i użytkowaniu wagonów towarowych w komunikacji międzynarodowej) i wagony pasażerskie objęte umową RIC (umowa o wymianie i użytkowaniu wagonów pasażerskich w komunikacji międzynarodowej) muszą mieć ważną rejestrację w jednym kraju członkowskim UE w obszarze użytkowania, w którym są eksploatowane.
Podsumowując, pojazd można przerejestrować do innego kraju członkowskiego poprzez wniosek o zmianę EVN w EVR, jednak nie jest to obowiązkowe.