Podczas pierwszego logowania system automatycznie uzyska informacje takie jak PESEL, imię i nazwisko i założy tzw. profil prywatny użytkownika. Będą tu dostępne wszystkie informacje na jego temat oraz dotyczące go dokumenty. Aby zapewnić dalszą ścieżkę komunikacji system poprosi również (nieobowiązkowo) podanie adresu e-mail. Na tym etapie będzie już można np. złożyć wniosek o przeprowadzenie egzaminu na licencję maszynisty.
Jeśli będziesz korzystać z systemu jako pracownik podmiotu kolejowego, do wypełnienia swoich zadań potrzebujesz również dodatkowego profilu w ramach twojej organizacji. Za przydzielanie dostępu w potrzebnym zakresie będzie odpowiedzialny wyznaczony administrator podmiotu. Do przydzielenia uprawnień administratora konieczne jest złożenie wniosku do UTK.