Wniosek o wydanie nowego, przedłużenie lub aktualizację jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, należy złożyć drogą elektroniczną za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi (ang. One-Stop Shop). Poza wnioskiem należy złożyć:
- system zarządzania bezpieczeństwem wraz z dowodami potwierdzającymi, że Wnioskodawca ustanowił system zarządzania bezpieczeństwem zgodnie z przepisami;
- opis wprowadzonych zmian – dotyczy podmiotów, które prowadzą już działalność przewoźnika kolejowego;
- dokumenty administracyjne:
- obligatoryjne: wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), dowód opłaty za wydanie certyfikatu;
- opcjonalne: pełnomocnictwo, dowód opłaty za pełnomocnictwo.
Osoba składająca wniosek lub osoba, której udostępniony został wniosek w OSS powinna posiadać stosowne pełnomocnictwo lub być uprawnioną na podstawie wpisu do KRS lub CEIDG do samodzielnej reprezentacji podmiotu (jeżeli osoba składająca wniosek jest jednocześnie jednoosobowo umocowana do reprezentowania podmiotu na mocy wpisu do KRS lub CEIDG, nie ma obowiązku składania pełnomocnictwa).
Zakres jaki powinien być wskazany w pełnomocnictwie określa art. 13ab ustawy o transporcie kolejowym. W pełnomocnictwie składanym do postępowań w sprawie wydania, przedłużenia lub zmiany jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa prowadzonych za pośrednictwem OSS, należy wskazać, że pełnomocnik upoważniony jest do dokonywania, za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi (OSS), wszystkich czynności związanych ze sprawą.
Wnioskodawcy często nie zawierają w udzielanych pełnomocnictwach wymaganego ustawą o transporcie kolejowym zwrotu. Dlatego Prezes UTK opracował wzór pełnomocnictwa, który dostępny jest na stronie internetowej UTK.
Szczegółowe informacje dotyczące zasad składania wniosków, obowiązujących wzorów, opłat, terminów oraz procesu uzyskiwania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa dostępne są w Poradniku dla wnioskujących o jednolity certyfikat bezpieczeństwa, dostępnym w dziale Opracowania Urzędu Transportu Kolejowego.