Zgodnie z § 17 ust. 9 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 października 2005 r. w sprawie ogólnych warunków eksploatacji pojazdów kolejowych (Dz.U. nr 212, poz. 1771) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 10 grudnia 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych (Dz.U. z 2015 r., poz. 25), obowiązek zatwierdzania dokumentacji systemu utrzymania (w tym również zatwierdzania zmian do niej) nie dotyczy wagonów towarowych objętych procesem utrzymania realizowanym przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie, posiadający certyfikat wydany zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe oraz zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 653/2007. W tym kontekście pamiętać należy, że przedmiotowe zwolnienie nie dotyczy przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury, korzystających z rozwiązania przejściowego na mocy art. 12 ust. 7 rozporządzenia (realizacja funkcji ECM w oparciu o certyfikat lub autoryzację bezpieczeństwa).
Rozporządzenie nr 445/2011 przewiduje, że jedną z czterech podstawowych funkcji systemu zarządzania utrzymaniem, wchodzących w skład systemu utrzymania posiadanego przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie, jest funkcja rozwoju utrzymania. Rolą tej funkcji jest zarządzanie dokumentacją dotyczącą utrzymania, w tym jej kształtowanie w oparciu o dane pochodzące z etapu projektowania i budowy pojazdu oraz dane z jego eksploatacji.
Z uwagi na fakt, że w podejściu opartym na funkcjonowaniu certyfikowanych ECM, kształtowanie procesu utrzymania znajduje się w zakresie kompetencji profesjonalnego i certyfikowanego ECM, nie istnieje obowiązek przedkładania dokumentacji systemu utrzymania do zatwierdzenia przez Prezesa UTK.
W związku z powyższym wprowadzanie zmian w procesie utrzymaniowym odzwierciedlonych w dokumentacji systemu utrzymania znajduje się w zakresie kompetencji certyfikowanego podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie. Zmiany te mogą być każdorazowo poprzedzone analizą ryzyka, przeprowadzoną i udokumentowaną zgodnie z wymaganiami wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie oceny ryzyka (zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 402/2013) i systemu zarządzania utrzymaniem danego podmiotu.
Celem tego działania jest weryfikacja, czy zmodyfikowany proces utrzymania gwarantował będzie ten sam lub wyższy poziom bezpieczeństwa oraz czy nie jest konieczne wprowadzenie dodatkowych środków kontroli ryzyka poprzez np. zwiększenie częstotliwości określonych działań przeglądowych lub poszerzenie ich zakresu czy też rozbudowa mechanizmów diagnostyki.