Dla pojazdów innych niż wagony towarowe, podlegających rejestracji w krajowym rejestrze pojazdów kolejowych i tym samym posiadających przypisany podmiot odpowiedzialny za utrzymanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązuje zasada, że wprowadzanie zmian w dokumentacji musi zostać poprzedzone przeprowadzeniem procesu oceny ryzyka w oparciu o wspólną metodę oceny bezpieczeństwa w zakresie oceny ryzyka (zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 402/2013).
Przed wprowadzeniem zmiany w DSU, przewoźnik kolejowy, zarządca infrastruktury lub podmiot odpowiedzialny za utrzymanie zobowiązany jest zatem do przeprowadzenia procesu oceny ryzyka, ukierunkowaną na weryfikację, czy zmodyfikowany proces utrzymania gwarantował będzie ten sam lub wyższy poziom bezpieczeństwa oraz czy nie istnieje konieczność wprowadzenia dodatkowych środków kontroli ryzyka poprzez np. zwiększenie częstotliwości określonych działań przeglądowych lub poszerzenie ich zakresu czy też rozbudowa mechanizmów diagnostyki.
Efektem tego procesu powinna być decyzja odnośnie kwalifikacji danej zmiany jako znaczącej lub nie. Znaczące zmiany w procesie utrzymaniowym przed ich wdrożeniem wymagają uzyskania decyzji Prezesa UTK o zatwierdzeniu zmiany w DSU.