16 czerwca 2020 r. weszło w życie rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011. Rozporządzenie to określa system certyfikacji ECM w odniesieniu do wszystkich kategorii pojazdów kolejowych.
W jakich przypadkach?
Jeżeli dokonujesz zmian w certyfikacie ECM:
- związanych ze zmianą nazwy lub adresu przedsiębiorstwa;
- związanych ze zmianą zakresu certyfikatu, np. w zakresie realizowanych funkcji utrzymania czy objęcia certyfikatem wagonów specjalnych do przewozu towarów niebezpiecznych w przypadku wagonów towarowych;
- zmian związanych z rozszerzeniem certyfikatu o inną kategorię pojazdu;
musisz wystąpić o zmianę certyfikatu ECM.
Wniosek o zmianę certyfikatu ECM rozpatrywany jest w oparciu o zasady opisane w wewnętrznej procedurze UTK.
Kto?
Wnioskującym o zmianę certyfikatu ECM może być dowolny podmiot posiadający już certyfikat ECM.
Co zrobić?
Powinieneś złożyć poprawnie wypełniony formularz wniosku o wydanie nowego certyfikatu ECM wraz z dokumentami wymienionymi poniżej.
Co przygotować?
By złożyć skutecznie wniosek o zmianę certyfikatu ECM powinieneś:
- wypełnić poprawnie formularz wniosku, zgodnie z załącznikiem III (cz.1) Rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/779 wraz z załączonymi dokumentami;
- załączyć pismo informujące o zmianach w posiadanym certyfikacie ECM;
- załączyć dokumentację z procesu oceny znaczenia zmiany, przeprowadzoną zgodnie z posiadanym systemem zarządzania utrzymaniem;
- załączyć aktualną dokumentację Systemu Zarządzania Utrzymaniem;
- wnieść opłatę, w sposób opisany w punkcie poniżej;
- wypełnić listę kontrolną dotyczącą kryteriów zgodności z załącznikiem II do Rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/779;
- złożyć dokument pełnomocnictwa wraz z dowodem jego opłacenia (jeśli ustanowiłeś pełnomocnika), w sposób opisany w punkcie poniżej.
Formularz wniosku możesz wypełnić w formie elektronicznej lub pisemnej. Jednak weź pod uwagę, że forma elektroniczna jest bardziej czytelna i może ustrzec przed błędami.
Pamiętaj o tym, by złożone przez Ciebie dokumenty były właściwie podpisane. Jeżeli występujesz w imieniu spółki prawa handlowego, to pamiętaj o obowiązujących zasadach reprezentacji.
Ważne jest również, że dokumenty składane do Urzędu powinny być w oryginale, a jeżeli składasz kopie dokumentów to muszą być one poświadczone przez radcę prawnego bądź adwokata ustanowionego pełnomocnikiem w postępowaniu. Kopie dokumentów mogą być również poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza.
Gdzie?
Wniosek możesz złożyć osobiście, Centrali UTK (Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, (02 – 305 Warszawa) lub jednego z Oddziałów Terenowych UTK.
Dokładne dane teleadresowe oddziałów terenowych znajdziesz na dole strony internetowej po kliknięciu w interesującą Cię jednostkę.
Możesz również wysłać wniosek pocztą.
Wniosek można złożyć również za pośrednictwem platformy ePUAP. Pamiętaj jednak o tym, żeby dokumenty składane za pośrednictwem ePUAP były podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Ile zapłacisz?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego za zmianę certyfikatu podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie pojazdu kolejowego (ECM) zapłacisz 7 000 zł.
Opłaty z tytułu zmiany certyfikatu ECM powinieneś wnieść na rachunek bankowy Urzędu Transportu Kolejowego.
Opłata za pełnomocnictwo
Jeśli w sprawie o zmianę certyfikatu ECM ustanowiłeś pełnomocnika, to powinieneś pamiętać o złożeniu:
- dokumentu pełnomocnictwa;
- dowodu uiszczenia opłaty od udzielonego pełnomocnictwa.
W przypadku złożenia dokumentu pełnomocnictwa wnieś opłatę skarbową na rachunek bankowy organu podatkowego, zgodnie z właściwością miejscową.
Ile będziesz czekać?
Na rozpatrzenie wniosku o zmianę certyfikatu ECM będziesz czekał do 4 miesięcy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku pojawienia się nieprawidłowości podczas analizy formalnej przesłanej dokumentacji, czas 4 miesięcy będzie biegł od chwili przedłożenia poprawnie uzupełnionych wszystkich niezbędnych informacji oraz stosownych materiałów potrzebnych do rozpatrzenia wniosku.
Pamiętaj, że każda sprawa ma charakter indywidualny i faktyczny czas jej rozpatrzenia może być inny niż pierwotnie wskazany.
Miej również na uwadze, że jeżeli rozszerzysz zakres certyfikatu o inną kategorie pojazdów Prezes UTK może przeprowadzić audyt certyfikujący według zasad opisanych poniżej. Jeżeli podczas audytu pojawią się niezgodności, zostaniesz zobowiązany do działań naprawczych w celu ich usunięcia w terminie do 6 miesięcy, co automatycznie wydłuża okres rozpatrywania wniosku.
Audyt certyfikujący
Jeżeli złożony wniosek będzie kompletny to audyt zwykle zostanie przeprowadzony w drugim miesiącu od daty jego złożenia.
Zasady przeprowadzania oraz dokumentowania audytu określone są w wewnętrznej procedurze UTK dotyczącej przeprowadzania audytów, według której:
- wraz z zawiadomieniem otrzymasz plan audytu;
- w trakcie audytu zespół oceniający przeprowadzi wywiady i zbierze próbki dokumentów jako dowody z audytu;
- stwierdzone podczas audytu rozbieżności z wymaganiami audytorzy odnotują jako niezgodności, które zostaną zapisane w Raporcie z audytu;
- po zakończeniu audytu będziesz miał 2 tygodnie na sporządzenie i przedłożenie do Prezesa UTK Planu działań dotyczącego usunięcia niezgodności;
- dowody na usunięcie niezgodności musisz przedłożyć w terminie wskazanym w Planie działania jednak nie dłuższym niż 6 miesięcy od zakończenia audytu;
- po analizie Twoich działań audytorzy przekażą jej wyniki do Komitetu Certyfikującego działającego przy Prezesie UTK;
- Komitet Certyfikujący przedstawi Prezesowi UTK odpowiednią rekomendację adekwatną do wyników oceny, na podstawie której Prezes UTK wyda stosowną decyzję o przyznaniu bądź odmowie przyznania certyfikatu.
Procedura przeprowadzania audytu zapewnia, że wyznaczeni audytorzy są niezależni i bezstronni, a wszystkie pozyskane w trakcie audytu informacje i dowody mają charakter poufny.
Powiązane usługi
- przedłużenie certyfikatu ECM;
- wydanie nowego certyfikatu ECM;
- dobrowolna certyfikacja (dla podmiotów spełniających kryteria funkcji innych niż funkcja zarządzania).
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 1043, z późn. zm.);
- Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011 (Dz. Urz. UE L 139 I z 27 maja 2019 r., s. 365, z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego (Dz.U. z 2021 r. poz. 1358);
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 1546, z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r., nr 187, poz. 1330).