Urząd Transportu Kolejowego Wydanie certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania - Usługi dla ECM -

16 czerwca 2020 r. weszło w życie rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011. Rozporządzenie to określa system certyfikacji zgodności w zakresie funkcji utrzymania, w odniesieniu do wszystkich kategorii pojazdów kolejowych.

W jakich przypadkach?

Wnioskującym o wydanie nowego certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania, innej niż funkcja zarządzania może być dowolny podmiot, który podejmuje się wykonywania jednej lub większej liczby funkcji systemu utrzymania oraz w sposób systemowy zdolny jest do zarządzania procesem utrzymania określonego pojazdu lub grupy pojazdów. Wniosek o certyfikację w zakresie funkcji utrzymania może być ograniczony do określonej kategorii pojazdów.

Certyfikat zgodności w zakresie funkcji utrzymania innych niż funkcja zarządzania wydawany jest na okres do 5 lat.

Kto?

Wnioskującym o wydanie certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania może być dowolny podmiot, w szczególności:

• przewoźnik kolejowy;
• zarządca infrastruktury;
• użytkownik bocznicy;
• zakład naprawczy taboru kolejowego;
• dostawca w zakresie utrzymania;
• producent taboru kolejowego;
• właściciel pojazdu kolejowego;
• dysponent.

Co zrobić?

Powinieneś złożyć poprawnie wypełniony formularz wniosku o wydanie nowego certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania wraz z dokumentami wymienionymi poniżej.

Co przygotować?

By złożyć skutecznie wniosek o wydanie certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania innych niż funkcja zarządzania powinieneś:

• wypełnić poprawnie formularz wniosku: kliknij tutaj;
• załączyć do niego aktualną dokumentację Systemu Zarządzania Utrzymaniem, dostosowaną do zakresu wniosku,
• wnieść opłatę, w sposób opisany w punkcie poniżej;
• wypełnić listę kontrolną dotyczącą kryteriów zgodności ujętych w załączniku II do rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/779, zgodnie z zakresem realizowanych przez Ciebie funkcji którą znajdziesz tutaj;
• złożyć dokument pełnomocnictwa wraz z dowodem jego opłacenia (jeśli ustanowiłeś pełnomocnika), w sposób opisany w punkcie poniżej.

Formularz wniosku możesz wypełnić w formie elektronicznej lub pisemnej. Jednak weź pod uwagę, że forma elektroniczna jest bardziej czytelna i może ustrzec przed błędami.

Pamiętaj o tym, by złożone przez Ciebie dokumenty były właściwie podpisane. Jeżeli występujesz w imieniu spółki prawa handlowego, to pamiętaj o obowiązujących zasadach reprezentacji.

Gdzie?

Wniosek możesz złożyć osobiście, w Centrali UTK (Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, 02 – 305 Warszawa) lub w jednym z Oddziałów Terenowych UTK.

Dokładne dane teleadresowe oddziałów terenowych znajdziesz na dole strony internetowej po kliknięciu w interesującą Cię jednostkę.

Możesz również wysłać wniosek drogą pocztową.

Wniosek można złożyć również za pośrednictwem platformy ePUAP. Pamiętaj jednak o tym, żeby dokumenty składane za pośrednictwem ePUAP były podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Ile zapłacisz?

Przy składaniu wniosku o wydanie certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania innych niż funkcja zarządzania zapłać 20 000 zł.

Opłaty z tytułu wydania certyfikatu w zakresie funkcji utrzymania powinieneś wnieść na rachunek bankowy Urzędu Transportu Kolejowego.

Opłaty za pełnomocnictwo

Jeśli w sprawie o wydanie certyfikatu w zakresie funkcji systemu utrzymania innych niż funkcja zarządzania ustanowiłeś pełnomocnika, to powinieneś pamiętać o złożeniu:

• dokumentu pełnomocnictwa;
• dowodu uiszczenia opłaty od udzielonego pełnomocnictwa.

W przypadku złożenia dokumentu pełnomocnictwa wnieś opłatę skarbową na rachunek bankowy organu podatkowego, zgodnie z właściwością miejscową.

Ile będziesz czekać?

Na rozpatrzenie wniosku o wydanie certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania innych niż funkcja zarządzania będziesz czekał do 4 miesięcy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku pojawienia się nieprawidłowości podczas analizy formalnej przesłanej dokumentacji, czas 4 miesięcy będzie biegł od chwili przedłożenia poprawnie uzupełnionych wszystkich niezbędnych informacji oraz stosownych  materiałów potrzebnych do rozpatrzenia wniosku.

Po analizie formalnej, Prezes UTK powołuje zespół oceniający, który przeprowadza audyt na terenie wnioskodawcy.

Jeśli podczas audytu pojawią się niezgodności, zostaniesz zobowiązany do działań naprawczych w celu ich usunięcia w terminie do 6 miesięcy, co automatycznie wydłuża okres rozpatrywania wniosku.

Reasumując, każda sprawa ma charakter indywidualny i faktyczny czas jej rozpatrzenia może być inny niż wskazany na wstępie niniejszego punktu.

Audyt certyfikujący

Jeżeli złożony wniosek będzie kompletny to audyt zwykle zostanie przeprowadzony w drugim miesiącu od daty jego złożenia.

Zasady przeprowadzania oraz dokumentowania audytu określone są w wewnętrznej procedurze UTK dotyczącej przeprowadzania audytów, według której:

• wraz z zawiadomieniem otrzymasz plan audytu;
• w trakcie audytu zespół oceniający przeprowadzi wywiady i zbierze próbki dokumentów jako dowody z audytu;
• stwierdzone podczas audytu rozbieżności z wymaganiami audytorzy odnotują jako niezgodności, które zostaną zapisane w Raporcie z audytu;
• po zakończeniu audytu będziesz miał 2 tygodnie na sporządzenie i przedłożenie do Prezesa UTK Planu działań dotyczącego usunięcia niezgodności;
• dowody na usunięcie niezgodności musisz przedłożyć w terminie wskazanym w Planie działania jednak nie dłuższym niż 6 miesięcy od zakończenia audytu;
• po analizie Twoich działań audytorzy przekażą jej wyniki do Komitetu Certyfikującego działającego przy Prezesie UTK;
• Komitet Certyfikujący przedstawi Prezesowi UTK odpowiednią rekomendację adekwatną do wyników oceny, na podstawie której Prezes UTK wyda stosowną decyzję o przyznaniu bądź odmowie przyznania certyfikatu.

Procedura przeprowadzania audytu zapewnia, że wyznaczeni audytorzy są niezależni i bezstronni, a wszystkie pozyskane w trakcie audytu informacje i dowody mają charakter poufny.

Powiązane usługi

• zmiana certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania;
• przedłużenie certyfikatu zgodności w zakresie funkcji utrzymania;
• zmiana certyfikatu ECM;
• przedłużenie certyfikatu ECM;
• wydanie nowego certyfikatu ECM.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 1043, z późn. zm.);
• rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011 (Dz. Urz. UE L 139 I z 27 maja 2019 r., s. 365, z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego (Dz.U. z 2021 r. poz. 1358);
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 1546, z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r., nr 187, poz. 1330).