Podstawę prawną działalności Rzecznika Praw Pasażera Kolei stanowi:
- ustawa z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich (tzw. ustawa o ADR – z ang. Alternative Dispute Resolution);
- ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym;
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie organizacji instytucji Rzecznika Praw Pasażera Kolei oraz postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów pasażerskich.
Podstawą rozstrzygnięcia sporu mogą być postanowienia umowne oraz akty prawne, w tym w szczególności:
- Rozporządzenie (WE) nr 1371/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2007 r. dotyczące praw i obowiązków pasażerów w ruchu kolejowym z dnia 23 października 2007 r.
- ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. prawo przewozowe
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny