Aplikanci mogą składać do zarządców infrastruktury wnioski o przydzielenie zdolności przepustowej. Aplikantem w rozumieniu ustawy o transporcie kolejowym jest przewoźnik kolejowy, międzynarodowe ugrupowanie interesów gospodarczych obejmujące przewoźników kolejowych lub inny podmiot zainteresowany uzyskaniem zdolności przepustowej, w szczególności organizator publicznego transportu kolejowego, spedytor, nadawca ładunku lub operator transportu kombinowanego.
Zarządca na podstawie otrzymanych wniosków przydziela zdolność przepustową. W przypadku gdy zarządca odmówi rozpatrzenia wniosku o przydzielenie zdolności przepustowej lub odmówi przydzielenia zdolności przepustowej, aplikant może złożyć skargę do Prezesa UTK. Prezes UTK stwierdza wówczas, w drodze decyzji, że odmowa nie wymaga żadnych zmian, wymaga modyfikacji albo cofnięcia. Zarządca dokonuje modyfikacji odmowy albo cofa odmowę zgodnie z wytycznymi określonymi przez Prezesa UTK w tej decyzji.
Aplikant nabywa prawo do składania wniosków o przydzielenie zdolności przepustowej po zawarciu z zarządcą umowy o przydzielenie zdolności przepustowej. Umowa określa w szczególności:
1) prawa i obowiązki zarządcy i aplikanta w odniesieniu do przydzielonej zdolności przepustowej;
2) sposób i terminy przekazywania zarządcy informacji o przewoźniku kolejowym uprawnionym do wykorzystania zdolności przepustowej, która zostanie przydzielona aplikantowi.
Zarządca może określić w umowie wymagania dotyczące gwarancji finansowych na zabezpieczenie płatności. Wymagania te muszą być odpowiednie, przejrzyste i niedyskryminacyjne. W zakresie kolejowych przewozów osób innych niż przewozy okazjonalne zarządca zawiera umowę o przydzielenie zdolności przepustowej w takim zakresie, w jakim aplikant zawarł umowę o świadczenie usług publicznych, przedstawił oświadczenie organizatora publicznego transportu kolejowego o zamiarze objęcia pociągów umową o świadczenie usług publicznych albo uzyskał decyzję o przyznaniu otwartego dostępu.
Prezes UTK, w zakresie regulacji transportu kolejowego, sprawuje nadzór nad zawieraniem umów o przydzielenie zdolności przepustowej. W przypadku gdy aplikant i zarządca nie dojdą do porozumienia w zakresie postanowień umowy o przydzielenie zdolności przepustowej, Prezes UTK wydaje decyzję w sprawie przydzielenia zdolności przepustowej, która zastępuje umowę o przydzielenie zdolności przepustowej. Postępowanie prowadzone przed Prezesem UTK w sprawie zawarcia umowy o przydzielenie zdolności przepustowej pomiędzy zarządcą infrastruktury kolejowej i konkretnym aplikantem może być wszczęte na wniosek aplikanta. Wniosek aplikanta powinien zawierać projekt umowy o przydzielenie zdolności przepustowej oraz aktualne stanowiska stron umowy, z zaznaczeniem tych części umowy, co do których strony nie doszły do porozumienia. Prezes UTK wydaje decyzję w sprawie przydzielenia zdolności przepustowej, określając w niej warunki umowy ustalone przez strony oraz dokonując rozstrzygnięć w tych częściach, w których strony nie doszły do porozumienia. Decyzja wygasa w przypadku zawarcia umowy o przydzielenie zdolności przepustowej.
Na uzasadniony wniosek aplikanta zarządca może zawrzeć z aplikantem umowę o rezerwację zdolności przepustowej w okresie wykraczającym poza okres obowiązywania rocznego rozkładu jazdy pociągów. Umowa ramowa określa w szczególności przybliżone parametry zdolności przepustowej, w ramach której aplikantowi zostaną przydzielone trasy pociągów. Umowa ramowa nie określa tras pociągów. Zarządca udostępnia aplikantowi, na jego wniosek, postanowienia umowy ramowej, z zachowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa.
Umowa ramowa może być zawarta:
- na okres nie dłuższy niż 5 lat i może być przedłużana na kolejne okresy 5-letnie.
- na okres dłuższy niż 5 lat i wymaga szczegółowego uzasadnienia przez aplikanta istniejącymi, długoterminowymi umowami handlowymi lub poniesionymi albo planowanymi inwestycjami,
- na okres 15 lat w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, w przypadku usług świadczonych z wykorzystaniem infrastruktury kolejowej wymagającej długoterminowych inwestycji,
- na okres dłuższy niż 15 lat jedynie w wyjątkowych przypadkach, w szczególności gdy usługi są świadczone z wykorzystaniem infrastruktury kolejowej wymagającej długoterminowych inwestycji na dużą skalę oraz gdy inwestycje takie objęte
W zakresie zawierania umów ramowych Prezes UTK posiada kompetencje do ich zatwierdzania. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy umowa ramowa może zostać zawarta po zatwierdzeniu jej projektu przez Prezesa UTK. Projekt umowy ramowej, po parafowaniu przez strony, jest przedstawiany przez zarządcę do zatwierdzenia przez Prezesa UTK. Prezes UTK zatwierdza projekt umowy ramowej w drodze decyzji. Prezes UTK odmawia zatwierdzenia projektu umowy ramowej, która nie spełnia wymogów, o których mowa wyżej.
Zdolność przepustowa przydzielona aplikantowi nie może być przekazana innemu aplikantowi. Zdolność przepustowa przydzielona aplikantowi, który nie jest przewoźnikiem kolejowym, nie może być wykorzystana do realizacji innego rodzaju przewozów, niż wskazany we wniosku o przydzielenie zdolności przepustowej. Aplikant może wskazać różnych przewoźników kolejowych uprawnionych do wykorzystania zdolności przepustowej przydzielonej na podstawie poszczególnych wniosków. Aplikant, który jest przewoźnikiem kolejowym, nie może wskazać innego przewoźnika kolejowego do wykorzystania przydzielonej mu zdolności przepustowej.
Zarządca przedstawia przewoźnikowi kolejowemu wskazanemu przez aplikanta, w terminie uzgodnionym z aplikantem, projekt umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej. Przewoźnik kolejowy nabywa prawo do wykorzystania przydzielonej aplikantowi zdolności przepustowej po zawarciu z zarządcą umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej. Umowa określa w szczególności prawa i obowiązki zarządcy i przewoźnika kolejowego w odniesieniu do przydzielonej zdolności przepustowej oraz sposób i warunki jej wykorzystania. Zarządca może określić w umowie wymagania dotyczące gwarancji finansowych na zabezpieczenie płatności. Wymagania te muszą być odpowiednie, przejrzyste i niedyskryminacyjne. Umowa zawierana jest na okres nie dłuższy niż okres obowiązywania rocznego rozkładu jazdy pociągów.
Prezes UTK w zakresie regulacji rynku kolejowego sprawuje również nadzór nad umowami o wykorzystanie zdolności przepustowej. W przypadku gdy przewoźnik i zarządca nie dojdą do porozumienia w zakresie postanowień umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej, Prezes UTK wydaje decyzję w sprawie wykorzystania zdolności przepustowej, która zastępuje umowę o wykorzystanie zdolności przepustowej. Postępowanie jest wszczynane na wniosek zarządcy lub przewoźnika kolejowego. Wniosek powinien zawierać projekt umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej oraz aktualne stanowiska stron, z zaznaczeniem tych części umowy, co do których strony nie doszły do porozumienia. Prezes UTK wydaje decyzję w sprawie wykorzystania zdolności przepustowej, określając w niej warunki umowy ustalone przez strony oraz dokonując rozstrzygnięć w tych częściach, w których strony nie doszły do porozumienia. Decyzja wygasa w przypadku zawarcia umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej.
Prezes UTK posiada także kompetencje w zakresie nadzoru nad rozwiązaniem umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej. W ustawie o transporcie kolejowym przewidziane zostało bowiem, że rozwiązanie umowy o wykorzystanie zdolności przepustowej wymaga zgody Prezesa UTK, udzielonej w drodze decyzji. Decyzję wydaje się w terminie miesiąca od dnia wpływu wniosku do Prezesa UTK.
Jednakże zarządca infrastruktury kolejowej może podjąć decyzję o niestosowaniu do 9 grudnia 2017 r. zasad uregulowanych w obecnie obowiązującej ustawie o transporcie kolejowym do rozkładów jazdy obowiązujących od 10 grudnia 2017 r. oraz związanych z nimi umów o przydzielenie zdolności przepustowej i umów o wykorzystanie zdolności przepustowej. W takiej sytuacji zarządca ma obowiązek powiadomić Prezesa UTK o podjętej decyzji. Wówczas zastosowanie będą miały przepisy ustawy o transporcie kolejowym według stanu prawnego przed 30 grudnia 2016 r., tj. przewoźnik kolejowy nabędzie prawo do korzystania z przydzielonych w rozkładzie jazdy tras pociągów po zawarciu z zarządcą infrastruktury umowy o udostępnienie infrastruktury kolejowej. Umowa ta określa sposób i warunki korzystania z tych tras. Jeżeli przewoźnik i zarządca nie dojdą do porozumienia co do kwestii spornych tej umowy, Prezes UTK może wszcząć z urzędu lub na wniosek każdej ze stron umowy postępowanie administracyjne w sprawie zawarcia umowy o udostępnienie infrastruktury kolejowej pomiędzy zarządcą infrastruktury kolejowej i konkretnym przewoźnikiem. Do Prezesa UTK mogą wówczas wpłynąć następujące wnioski zarządcy infrastruktury kolejowej lub przewoźnika kolejowego:
- wniosek o wyznaczenie terminu zakończenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy o udostępnienie infrastruktury (art. 29 ust. 1g ustawy o transporcie kolejowym), lub
- wniosek o nałożenie obowiązku prowadzenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy o udostępnienie infrastruktury i wyznaczenie terminu zakończenia tych negocjacji (art. 29 ust. 1h ustawy o transporcie kolejowym).
Każdy z tych wniosków powinien zawierać projekt umowy o udostępnienie infrastruktury kolejowej oraz aktualne stanowiska stron, z zaznaczeniem tych części umowy, co do których strony nie doszły do porozumienia.
Po zawiadomieniu stron o wszczęciu (na wniosek lub z urzędu) postępowania administracyjnego w sprawie zawarcia między stronami umowy o udostępnienie infrastruktury, wydawane jest jedno z poniższych postanowień Prezesa UTK:
- postanowienie o wyznaczeniu terminu zakończenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy o udostępnienie infrastruktury, który nie może być krótszy niż 14 dni, licząc od dnia doręczenia wniosku o zawarcie umowy o udostępnienie infrastruktury.
- postanowienie o obowiązku prowadzenia negocjacji i wyznaczeniu terminu zakończenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy o udostępnienie infrastruktury (art. 29 ust. 1h ustawy o transporcie kolejowym).
W obu postanowieniach Prezesa UTK można również nałożyć na strony obowiązek prowadzenia negocjacji przed Prezesem UTK.
Dodatkowo w przypadku postanowień wydawanych w postępowaniu prowadzonym z urzędu w postanowieniu takim nakłada się na strony obowiązek dostarczenia do Prezesa UTK, w terminie 5 dni roboczych, projektu umowy o udostępnienie infrastruktury oraz aktualnego stanowiska stron, z zaznaczeniem tych części umowy, co do których strony nie doszły do porozumienia.
W przypadku bezskutecznego upływu terminu zakończenia negocjacji wyznaczonego w postanowieniach, o których mowa wyżej, Prezes UTK wydaje decyzję w sprawie udostępniania infrastruktury kolejowej, która zastępuje umowę o udostępnienie infrastruktury kolejowej.
Wspomniana wyżej umowa o udostępnienie infrastruktury kolejowej może zostać także rozwiązana za zgodą Prezesa UTK, udzieloną w drodze decyzji administracyjnej.