Urząd Transportu Kolejowego Certyfikacja Podmiotów Odpowiedzialnych za Utrzymanie -

Proces certyfikacji:

Certyfikacja podmiotów odpowiedzialnych jest prowadzona na podstawie przepisów rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylającego rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011.. Szczegółowe wytyczne dotyczące przeprowadzania certyfikacji zawarte są w „Schemacie certyfikacji ECM”, opracowanym przez Agencję Kolejową Unii Europejskiej.

Proces certyfikacji ECM można podzielić na kilka podstawowych etapów. W ramach pierwszego z nich dokonywana jest weryfikacja przedłożonej dokumentacji pod kątem formalnym. Następnie wyznaczany jest zespół oceniający, którego zadaniem będzie przeprowadzenie audytu certyfikującego na miejscu u wnioskodawcy. Zespół składa się z reguły  z minimum dwóch audytorów, z których jeden jest audytorem wiodącym. Wyznaczeni audytorzy są niezależni i bezstronni, a wszystkie pozyskane w trakcie audytu informacje i dowody traktują w sposób poufny.

Zespół w porozumieniu z wnioskodawcą określa termin audytu, który zazwyczaj trwa dwa dni. Wraz z zawiadomieniem o audycie wnioskodawca otrzyma Plan audytu. Audyt zawsze obejmuje inspekcję w warsztacie utrzymaniowym.

W okresie poprzedzającym audyt zespół oceniający analizuje dokumentację systemu zarządzania bezpieczeństwem pod kątem spełnienia kryteriów, zawartych w załączniku II do rozporządzenia nr 2019/779. Na miejscu z kolei weryfikowana jest zdolność wnioskodawcy do wdrożenia systemu i tym samym zarządzania działaniami związanymi z utrzymaniem oraz wykonywaniem funkcji eksploatacyjnych związanych z utrzymaniem. W trakcie audytu zespół oceniający przeprowadzi wywiady i zbierze próbki dokumentów jako dowody z audytu. Stwierdzone podczas audytu rozbieżności z wymaganiami audytorzy odnotują jako niezgodności, które zostaną zapisane w Raporcie z audytu.

W przypadku wykrycia w trakcie audytu niezgodności, podmiot jest zobowiązany do przeanalizowania jej zakresu, określenia przyczyn jej powstania oraz opracowania planu, w którym określone zostaną działania niezbędne w celu usunięcia niezgodności wraz z terminami wykonania. Na sporządzenie Planu działań dotyczącego usunięcia niezgodności wnioskodawca ma dwa tygodnie. Dowody na usunięcie niezgodności należy przedłożyć w terminie wskazanym w Planie działania, jednak nie dłuższym niż 6 miesięcy od zakończenia audytu. Są one następnie weryfikowane przez audytora wiodącego, a po ich akceptacji audytor wiodący przekazuje do Komitetu Certyfikującego dokumentację wraz z rekomendacją odnośnie ostatecznej decyzji dotyczącej wydania certyfikatu.

Po zakończeniu etapu związanego z usuwaniem niezgodności, rozpoczyna pracę Komitet Certyfikujący, którego zadaniem jest weryfikacja prawidłowości przeprowadzenia całości procesu. Po przeanalizowaniu dokumentacji z dołączoną rekomendacją zespołu oceniającego, Komitet wydaje opinię. Ostateczna decyzja o wydaniu bądź odmowie wydania certyfikatu należy do Prezesa UTK. 

Zgodnie z art. 7 ust. 5 rozporządzenia nr 2019/779 organ certyfikujący podejmuje decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia certyfikacji podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie najpóźniej 4 miesiące po otrzymaniu wszystkich informacji i całości dokumentacji. Niemniej jednak podkreślić należy, że zgodnie ze „Schematem certyfikacji ECM” maksymalny czas na usunięcie niezgodności wynosi sześć miesięcy. W przypadku niezgodności krytycznych konieczność przesłania dowodów ich usunięcia powoduje zatem, że postępowanie o wydaniu certyfikatu ulega wydłużeniu o ten okres, a więc w najmniej korzystnej sytuacji proces certyfikacyjny może ulec wydłużeniu do dziesięciu miesięcy.

Instrukcja wypełniania wniosku o certyfikat zgodności dla podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie

Streszczenie:

Niniejsza instrukcja wyjaśnia kwestie związane z wypełnieniem formularza wniosku o wydanie/przedłużenie/zmianę certyfikatu dla podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie (POU).

Wprowadzenie:

W instrukcji opisano  zagadnienia dotyczące rodzaju informacji oraz poszczególnych części formularza, które powinny zostać wypełnione przez wnioskodawcę. Znaczenie dla właściwego procedowania wniosku ma poprawność danych wskazanych przez wnioskodawcę w złożonym  formularzu, przez co należy rozumieć: ich zgodność z informacjami zawartymi w KRS lub CEIDG dot. m.in. nazwy prawnej, numeru KRS wnioskodawcy, numeru NIP, pełnionych funkcji eksploatacyjnych, z uwagi na ich późniejsze wykorzystanie w certyfikacie POU

Wypełnianie wniosku:

Podpisanie wniosku:

Wniosek powinien zostać podpisany przez stronę postępowania w przedmiocie wydania certyfikatu POU tj. osobę prowadzącą działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG; osobę/y upoważnione do reprezentowania spółki prawa handlowego, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi w KRS podmiotu.

Istnieje również możliwość ustanowienia przez wnioskodawcę pełnomocnika, zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 33 § 1- 3a k.p.a., upoważnionego do reprezentowania go w postępowaniu o wydanie certyfikatu POU przed Prezesem Urzędu Transportu Kolejowego.

Kontakt celem udzielenia dalszych wskazówek:

sekretariat departamentu weryfikującego wnioski 22 749 14 60

Certyfikacja Podmiotów Odpowiedzialnych za Utrzymanie:

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 2019/779 podmioty odpowiedzialne za utrzymanie pojazdów kolejowych muszą poddać się procesowi certyfikacji. Organem certyfikującym ECM w przypadku Polski jest Prezes UTK, niemniej jednak podmioty mogą również składać wnioski do zagranicznych organów certyfikujących. Warto bowiem pamiętać, że certyfikat ECM wydany w krajach Unii Europejskiej zachowuje ważność w całej Unii.

Informacje na temat wymaganych dokumentów niezbędnych do uzyskania certyfikatu dla podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie znajdziesz w dziale Certyfikat ECM.