13 lipca 2016 r. w Urzędzie Transportu Kolejowego odbyło się spotkanie z przedstawicielami wykonawców modernizacji podsystemów strukturalnych. Jego tematem były wymogi w zakresie weryfikacji i certyfikacji podsystemów strukturalnych po modernizacji oraz uwarunkowania związane z postępowaniem w sprawie wydania zezwolenia na dopuszczenie takiego podsystemu do eksploatacji. W spotkaniu udział wzięli przedstawiciele Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa, Centrum Unijnych Projektów Transportowych, jednostek notyfikowanych i oceniających oraz producentów wyrobów kolejowych.
Podczas spotkania podkreślono, że uzyskanie zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji podsystemu strukturalnego jest uzależnione od wykazania przez wnioskodawcę, że spełnia on zasadnicze wymagania dotyczące interoperacyjności systemu kolei (bezpieczeństwo, niezawodność i dostępność, zdrowie, ochrona środowiska naturalnego, zgodność techniczna) oraz zapewniona jest jego zgodność z istniejącym systemem kolei, w skład którego wchodzi.
Wykazanie, że wyżej wymieniona przesłanka jest spełniona i właściwe przeprowadzenie procesu dopuszczenia podsystemu do eksploatacji jest szczególnie ważne w odniesieniu do inwestycji realizowanych z wykorzystaniem funduszy europejskich.
W trakcie spotkania przypomniano o obowiązku nałożonym na producenta podsystemu, jego upoważnionego przedstawiciela, zarządcy, przewoźnika kolejowego, dysponenta, importera, wykonawcy modernizacji, inwestora albo podmiotu zamawiającego przekazywania Prezesowi UTK informacji o wszczęciu procedury weryfikacji WE podsystemu z zasadniczymi wymaganiami dotyczącymi interoperacyjności systemu kolei w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy z jednostką notyfikowaną.