Jednym z zadań Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego realizowanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa kolejowego jest nadzór nad prawidłową eksploatacją pojazdów kolejowych.
Ogólne warunki techniczne eksploatacji pojazdów kolejowych określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 października 2005 r. w sprawie ogólnych warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych (Dz. U. nr 212, poz. 1771 ze zm.).
Ważnym elementem eksploatacji pojazdów kolejowych jest proces ich utrzymania, gwarantujący zachowanie bezpiecznego stanu technicznego pojazdów.
Zgodnie z § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia, warunkiem eksploatacji pojazdu kolejowego (za wyjątkiem wagonu towarowego[1]) jest posiadanie zatwierdzonej przez Prezesa UTK dokumentacji systemu utrzymania (dalej: „DSU”) pojazdu kolejowego. Elementy składowe DSU wskazane w § 13 ww. rozporządzenia wskazują na nierozerwalny związek dokumentacji z pojazdem kolejowym, którego dotyczą, a nie z aktualnym właścicielem czy posiadaczem pojazdu kolejowego. W konsekwencji decyzje zatwierdzające DSU mają charakter rzeczowy i związane są przede wszystkim z danym pojazdem (lub typem pojazdu) dla którego zostały zatwierdzone przez Prezesa UTK. Mając powyższe na uwadze należy pamiętać, że DSU jest wydawane na wniosek konkretnego uprawnionego podmiotu, który uwzględnia w tym dokumencie specyficzne warunki eksploatacyjne pojazdów, dla których ubiega się o akceptację dokumentacji.
W praktyce wykonywania przewozów kolejowych nierzadko zdarza się, że przewoźnik kolejowy, bądź inny uczestnik rynku kolejowego, korzysta z pojazdów kolejowych należących do innych podmiotów (wymienionych w § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnych warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych), np. na podstawie umowy dzierżawy lub najmu. W takiej sytuacji może powstać wątpliwość, kto powinien legitymować się DSU zatwierdzoną przez Prezesa UTK: czy powinien posiadać ją podmiot udostępniający pojazd kolejowy, czy też podmiot eksploatujący pojazd.
W przedstawionej sytuacji, w ocenie Prezesa UTK, obowiązek posiadania zatwierdzonej decyzją administracyjną DSU spoczywa na podmiocie faktycznie eksploatującym pojazd kolejowy, a nie podmiocie udostępniającym ten pojazd. Uwzględniając realia rynkowe, względy bezpieczeństwa oraz przedstawione wyżej uwagi interpretacyjne, uznać można, że DSU zatwierdzona decyzją na wniosek podmiotu, który oddaje je do eksploatacji innemu użytkownikowi, np. na podstawie umowy dzierżawy, z uwagi na swój rzeczowy charakter „podąża” za tym pojazdem. Oznacza to, że podmiot, który przyjmuje taki pojazd do używania, na podstawie określonego tytułu prawnego, jest uprawniony do korzystania w procesie utrzymania pojazdu z zatwierdzonej DSU podmiotu udostępniającego pojazd, i powinien utrzymywać przedmiotowy pojazd zgodnie z tym DSU.
Jednak należy wyraźnie podkreślić, że to podmiot korzystający w danym momencie z pojazdu obowiązany jest do bezwzględnego zapewnienia zgodności zasad utrzymania pojazdu z warunkami określonymi w DSU, a zatem obowiązany jest do zapewnienia możliwości technicznych i organizacyjnych spełnienia wszystkich wymogów wynikających z przedmiotowej dokumentacji, z uwzględnieniem specyfiki i warunków eksploatacji pojazdu przez podmiot korzystający.
Dodać należy, że w przypadku pojazdów trakcyjnych aspektem na który trzeba zwrócić uwagę przy analizie możliwości korzystania z zatwierdzonej uprzednio DSU jest przeznaczenie pojazdu, tj. np. okoliczność, czy pojazd ma być eksploatowany w pracy manewrowej, czy też w ruchu dalekobieżnym.
Szczegółowe kwestie związane z utrzymaniem pojazdów kolejowych w przypadku zmiany podmiotu eksploatującego dany pojazd mogą zostać uregulowane w umowie cywilnoprawnej pomiędzy np. przewoźnikami wynajmującymi od siebie pojazdy kolejowe, na co pośrednio wskazuje również motyw 3 rozporządzenia Komisji (UE) nr 1158/2010 z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu do zgodności z wymogami dotyczącymi uzyskania kolejowych certyfikatów bezpieczeństwa, zgodnie z którym: „Umowa między stronami powinna określać zasady wymiany między oboma przedsiębiorstwami informacji niezbędnych do zagwarantowania bezpiecznej eksploatacji pojazdów”.
Z powyższego wynika również wniosek o braku konieczności każdorazowego występowania do Prezesa UTK z wnioskiem o zatwierdzenie nowego DSU przez podmioty eksploatujące dany pojazd na podstawie umów cywilnoprawnych w sytuacji, gdy dla tego danego pojazdu (tj. typu pojazdu) Prezes UTK zatwierdził DSU, np. dla właściciela pojazdu, który następnie udostępnia ten pojazd na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Zasada „podążania” zatwierdzonej DSU za pojazdem kolejowym i związania tej DSU z pojazdem wynika przede wszystkim z faktu, że to podmiot faktycznie eksploatujący pojazd kolejowy powinien posiadać wiedzę o sposobie i warunkach jego utrzymania zawartą w DSU. Podkreślić należy, że posiadanie DSU przez podmiot faktycznie eksploatujący pojazd kolejowy powinno gwarantować jego bezpieczne utrzymanie. Za przedstawioną interpretacją przemawia także potrzeba zapewnienia rozwoju rynku przewozów kolejowych, ponieważ daje to możliwość elastycznego dysponowania taborem przez uczestników rynku, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa transportu kolejowego.
Innymi słowy, podmiot zamierzający eksploatować udostępniony na podstawie umowy cywilnoprawnej przez inny podmiot, pojazd kolejowy posiadający już zatwierdzoną przez Prezesa UTK dokumentację utrzymaniową, nie jest bezwzględnie obowiązany występować każdorazowo do Prezesa UTK o zatwierdzenie kolejnego DSU dla tego samego typu pojazdu, jeżeli będzie dysponował i utrzymywał pojazd zgodnie z zatwierdzoną dla tego pojazdu DSU. W ocenie Prezesa UTK DSU jest nieodłącznie związana z pojazdem kolejowym, którego dotyczy. Dlatego też pojazd kolejowy, dla którego Prezes UTK zatwierdził już DSU, powinien zostać udostępniony podmiotowi zamierzającemu go eksploatować wraz z tą dokumentacją, przy zachowaniu przestrzegania przedmiotowej dokumentacji przez podmiot korzystający.
[1] Wagony towarowe objęte są procesem utrzymania realizowanym przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie pojazdu kolejowego (ECM), który posiada certyfikat wydany zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe oraz zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 653/2007 (Dz. Urz. UE L 122 z 11.05.2011, str. 22, z późn. zm.).