W 2015 roku upływa pięcioletni okres ważności większości certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa wydanych przez Prezesa UTK, które uprawniają przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury kolejowej do prowadzenia działalności w sektorze transportu kolejowego. Wymaga to przeprowadzenia przez Prezesa UTK działań weryfikacyjnych, warunkujących proces przedłużania ważności wydanych dokumentów na kolejny pięcioletni okres. Należy przy tym zaznaczyć, że proces ten istotnie różni się od procesu pierwotnej certyfikacji przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury kolejowej.
Istotą procesu przedłużania ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa jest weryfikacja praktycznego wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem przez wnioskodawcę oraz jego zdolności do bezpiecznego świadczenia usług, z uwzględnieniem bieżącej, systematycznej identyfikacji ryzyk związanych z prowadzoną działalnością oraz umiejętności wdrażania proporcjonalnych i skutecznych środków ich kontroli.
Należy również zaznaczyć, że w procesie przedłużania ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa weryfikacji poddawana jest też kompletność wdrożonego systemu zarządzania, tj. uwzględnienie w ramach systemu co najmniej zestawu procedur wskazanych w treści wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie oceny zgodności (rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 1158/2010 i 1169/2010), a także mechanizmów umożliwiających skuteczne monitorowanie systemu przez wnioskodawcę, w oparciu o wymagania wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie monitorowania (rozporządzenie Komisji Europejskiej nr 1078/2012) oraz doskonalenie jego efektywności.
W ramach procesu przedłużania ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa szczególna uwaga poświęcona będzie również weryfikacji działań naprawczych podejmowanych przez przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury kolejowej w obszarach, w których w procesie nadzoru realizowanego przez Prezesa UTK - zgodnie ze wspólną metodą bezpieczeństwa w zakresie nadzoru (rozporządzenie Komisji Europejskiej nr 1077/2012) - zidentyfikowane zostały określone nieprawidłowości.
Mając na uwadze wynikające z przepisów prawa ramy czasowe na realizację procesu oraz potencjalną konieczność zweryfikowania części przedłożonych przez wnioskodawcę informacji, istotnych z punktu widzenia procesu certyfikacyjnego i autoryzacyjnego w ramach działań kontrolnych, Prezes UTK podkreśla wagę odpowiednio wczesnego złożenia wniosków o przedłużenie ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa. Dotychczasowe doświadczenia Prezesa UTK w tym obszarze wskazują, że minimalny termin, gwarantujący bezpieczne przeprowadzenie procesu odnowienia certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa bez zagrożenia dla ciągłości usług świadczonych przez przedsiębiorstwo, wynosi sześć miesięcy przed zakończeniem ważności poprzednio wydanych dokumentów. Odpowiednio wczesne złożenie wniosku, w przypadku zidentyfikowania określonych braków lub nieprawidłowości w ramach procesu certyfikacyjnego lub autoryzacyjnego, zapewnia przewoźnikowi kolejowemu lub zarządcy infrastruktury kolejowej czas na dostarczenie dowodów na wdrożenie stosowanych działań naprawczych, warunkujących pozytywną decyzję w procesie certyfikacyjnym.
Jednocześnie należy przypomnieć, że zgodnie z przepisami § 3 rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 12 marca 2007 r. w sprawie warunków oraz trybu wydawania, przedłużania, zmiany i cofania autoryzacji bezpieczeństwa, certyfikatów bezpieczeństwa i świadectw bezpieczeństwa wnioski o przedłużenie tych dokumentów w każdym przypadku muszą być złożone nie później niż na trzy miesiące przed upływem terminu ich ważności. Złożenie wniosku z opóźnieniem (tj. przekroczenie trzymiesięcznego terminu przed datą wygaśnięcia poprzedniego dokumentu) skutkować będzie wydaniem decyzji odmownej w sprawie oraz wymagać będzie od wnioskodawcy złożenia nowego wniosku o wydanie certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa.
Prezes UTK przypomina również o konieczności wcześniejszego uzyskania przez część podmiotów, którym w 2015 r. wygasa ważność certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa, tzw. certyfikatu dla podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych (ECM). Proces certyfikacji ECM jest procesem znacznie dłuższym niż proces certyfikacji i autoryzacji bezpieczeństwa i w skrajnych przypadkach trwać może nawet dziesięć miesięcy (czas niezbędny na wdrożenie wymaganych działań naprawczych i przeprowadzenie dodatkowych audytów). Brak uzyskania certyfikatu ECM przez przewoźnika kolejowego lub zarządcę infrastruktury kolejowej, przed uzyskaniem nowego certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa, skutkować może koniecznością czasowego wyłączenia eksploatacji taboru, nie posiadającego w danym czasie certyfikowanego podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie. Wniosku o wydanie certyfikatu ECM powinny być zatem składane przez wnioskodawców, których powyższy problem dotyczy, nie później niż w I kwartale 2015 r.
Szczegółowe informacje odnośnie procesu przedłużania ważności certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa, w tym wymaganych dokumentów i podstawowych założeń tego procesu, dostępne są w zakładce Bezpieczeństwo Systemu Kolejowego / Zarządzanie Bezpieczeństwem / Przedłużanie certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa.