Prezes UTK informuje, iż w celu uzyskania świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu lub zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji pojazdu kolejowego, wnioskodawca zobowiązany jest każdorazowo dołączyć do wniosku kompletną oraz niebudzącą wątpliwości dokumentację zgodną z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Niespełnienie przedmiotowego wymagania może skutkować wydaniem rozstrzygnięcia przez Prezesa UTK w zakresie odmowy wydania świadectwa bądź zezwolenia. Analiza dotychczasowych negatywnych rozstrzygnięć wydanych przez Prezesa UTK wskazuje na następujące stany faktyczne:
- brak załączenia pełnej dokumentacji o wydanie zezwolenia dla pojazdu kolejowego – w przypadku, gdy wnioskodawca nie uzupełni braków w terminie miesiąca, Prezes UTK, zgodnie z art. 23b ust. 9 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 1594, z późn. zm.), wydaje decyzję odmowną;
- złożenie wniosku o wydanie świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego dla nowego typu pojazdu, który wcześniej nie został objęty programem eksploatacji próbnej (tj. nie otrzymał wcześniej świadectwa dopuszczenia do eksploatacji na czas określony);
- brak przeprowadzenia w pełni weryfikacji pojazdu kolejowego w zakresie badania typu moduł A, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie interoperacyjności systemu kolei w zw. z rozporządzeniem Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu właściwych krajowych specyfikacji technicznych i dokumentów normalizacyjnych, których zastosowanie umożliwia spełnienie zasadniczych wymagań dotyczących interoperacyjności systemu kolei (Dz. U. z 2013 r., poz. 43), w związku z listą, o której mowa w art. 25d ust. 1 ustawy o transporcie kolejowym, zwaną „Listą Prezesa UTK”, zaktualizowaną w dniu 26 września 2013 r.;
- brak przeprowadzenia badań koniecznych, wymaganych do wydania świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu (brak wyników badań odpowiadających zakresowi badań koniecznych wynikającemu z przepisów prawa obowiązujących w dniu złożenia wniosku, samodzielne ograniczenie zakresu badań przez jednostkę upoważnioną, kiedy powyższe należy do wyłącznych kompetencji Prezesa UTK; powołanie się na wyniki badań dla innych typów pojazdów kolejowych, w przypadku, gdy dokumentacja techniczno-ruchowa typu pojazdu nie wskazuje na identyczność rozwiązań konstrukcyjnych);
- przedstawienie wyników badań przeprowadzonych przez nieupoważnioną jednostkę;
- złożenie wniosku o wydanie świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego w przypadku, gdy pojazd ma być eksploatowany również poza zakresem określonym w art. 22f ust. 13 ustawy o transporcie kolejowym (wówczas wymagane jest uzyskanie zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji).
W celu uniknięcia ww. błędów zaleca się ponowne zapoznanie się z informacją zamieszczoną w zakładce „Rynek wyrobów kolejowych”, gdzie znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące koniecznych załączników do wniosków o wydanie świadectwa/zezwolenia oraz formy, w jakich powinny one zostać złożone do Prezesa UTK.
Wskazać należy również, iż każdorazowo, w razie powstania wątpliwości, Prezes UTK kieruje do wnioskodawcy stosowne wezwanie do złożenia wyjaśnień, a zatem wnioskodawca ma możliwość uczynić zadość wszelkim wymaganiom określonym w przepisach prawa. Brak dokumentacji lub niezłożenie stosownych wyjaśnień mogą skutkować wydaniem decyzji odmownej przez Prezesa UTK.