Rozporządzenie Komisji Europejskiej nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 653/2007, wprowadza obowiązek, aby podmioty odpowiedzialne za utrzymanie (ECM) wagonów towarowych ustanowiły system zarządzania utrzymaniem oraz przeszły proces certyfikacji, zakończony wydaniem certyfikatu ECM.
Uzyskanie certyfikatu ECM jest obowiązkowe niezależnie od tego, czy dany wagon jest użytkowany wyłącznie w ruchu krajowym czy też nie.
W przypadku podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie, które nie są jednocześnie przewoźnikami kolejowymi bądź zarządcami infrastruktury tj. nie posiadają certyfikatu bezpieczeństwa bądź autoryzacji bezpieczeństwa, wydanych przed dniem 31 maja 2012 r., istniał obowiązek uzyskania certyfikatu ECM w terminie do dnia 31 maja 2013 r.
Prowadzone przez Prezesa UTK działania nadzorcze ukierunkowane będą na weryfikację osiągnięcia przez podmioty pełnej zgodności z wymaganiami przepisów prawa. Skutkiem działań nadzorczych może być wyłączenie z eksploatacji wagonów towarowych, które nie posiadają przypisanego certyfikowanego podmiotu, odpowiedzialnego za utrzymanie.
Proces certyfikacji ECM jest realizowany przez tzw. organy certyfikujące, w warunkach polskich jest nim Prezes UTK, realizujący ustawowe zadanie wydawania i cofania certyfikatów, podmiotom odpowiedzialnym za utrzymanie, w odniesieniu do wagonów towarowych, jak również sprawujący kontrolę spełniania warunków, lub wymagań zawartych w tych dokumentach.
Podmioty krajowe mogą również ubiegać się o uzyskanie certyfikatu ECM od zagranicznego organu certyfikującego, który uzyskał stosowną akredytację do realizacji procesu certyfikacji ECM, zgodnie z rozporządzeniem Komisji nr 445/2011.
Podstawowym warunkiem uzyskania certyfikatu ECM jest opracowanie i przedłożenie organowi certyfikującemu systemu zarządzania utrzymaniem (MMS), spełniającego kryteria wymienione w załączniku nr III do rozporządzenia Komisji nr 445/2011.
Stosownie do art. 7 ust. 2 rozporządzenia, podmioty odpowiedzialne za utrzymanie, składają wniosek o certyfikację przy użyciu odpowiedniego formularza zawartego w załączniku IV, przekazując dokumentację na potwierdzenie procedur określonych w załączniku III. Na żądanie organu certyfikującego, podmioty takie niezwłocznie przedstawiają wszelkie dodatkowe informacje.
W trakcie procesu certyfikacyjnego, weryfikacji w formie działań audytowych realizowanych przez organ certyfikujący, podlega również wdrożenie ustanowionego systemu w praktyce, w strukturach organizacyjnych ECM.
Proces certyfikacji jest procesem długotrwałym i zgodnie z art. 7 ust. 3 rozporządzenia Komisji nr 445/2011, może trwać nawet do czterech miesięcy, przy założeniu braku niezgodności na etapie oceny dokumentacji oraz audytu weryfikującego wdrożenie systemu. W sytuacji wykrycia niezgodności, czas ten może zostać wydłużony na okres niezbędny dla opracowania przez podmiot planów naprawczych, oraz ich weryfikacji przez organ certyfikujący.
Alternatywą dla samodzielnego uzyskania certyfikatu ECM, jest przeprowadzenie formalnej zmiany podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie konkretnych wagonów oraz notyfikacja tej zmiany w Krajowym Rejestrze Pojazdów Kolejowych. Obowiązujące przepisy prawne nie narzucają bowiem obowiązku pełnienia funkcji ECM przez konkretny podmiot, a precyzują jedynie, że każdy wagon towarowy musi mieć przypisany podmiot odpowiedzialny za utrzymanie.
Z tego względu możliwa jest zmiana podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie, figurującego aktualnie w Krajowym Rejestrze Pojazdów Kolejowych, na inny podmiot posiadający stosowny certyfikat. Przedmiotowa zmiana musi zostać przeprowadzona na zasadach określonych w art. 5 ust. 8 rozporządzenia Komisji nr 445/2011. W szczególności, należy pamiętać, iż przejęcie obowiązków ECM przez nowy podmiot, może nastąpić dopiero z chwilą jego wpisania do Krajowego Rejestru Pojazdów Kolejowych.
Jednocześnie zgodnie z art. 5 ust. 2 – 5 rozporządzenia Komisji nr 445/2011, zmiana ECM wiąże się również z koniecznością ustanowienia odpowiednich uregulowań, dotyczących wymiany informacji istotnych z punktu widzenia utrzymania pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi stronami (przewoźnikiem, dysponentem wagonów, podmiotem odpowiedzialnym za utrzymanie itp.). Przedmiotowe uregulowania, powinny być zawarte w umowach, zawieranych pomiędzy stronami, na które należy zwrócić szczególną uwagę w momencie zmiany podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie i zawierania nowej umowy. Powyższe jest szczególnie istotne w przypadku ewentualnego przejścia z dotychczas stosowanego zintegrowanego modelu pełnienia poszczególnych funkcji przez jeden podmiot (np. dysponent pełniący jednocześnie funkcje ECM), na model rozproszony (tj. ECM odrębny od dysponenta).