Agencja Kolejowa Unii Europejskiej opublikowała informację dotyczącą procesu wydawania zezwoleń dla pojazdów kolejowych, w tym funkcjonowania jednostek oceniających zgodność w czasie kryzysu spowodowanego pandemią COVID-19 . Środki nadzwyczajne podjęte w różnych krajach często skutkują zamknięciami zakładów produkcyjnych, ograniczeniami w przemieszczaniu się czy redukcją kadry pracowników i mogą wpływać negatywnie na proces wydawania zezwoleń dla pojazdów kolejowych. W szczególności utrudnienia te dotyczyć mogą jednostek oceniających zgodność w zakresie m.in. braku możliwości przeprowadzania zaplanowanych audytów, wizyt, inspekcji niezbędnych do wydawania certyfikatów czy opinii z weryfikacji, a także wnioskodawców w zakresie m.in. utrudnionego dostępu do dokumentacji towarzyszącej wnioskowi o wydanie zezwolenia.
W tych okolicznościach Agencja Kolejowa Unii Europejskiej wskazuje, że możliwe są pewne odstępstwa od aktualnie obowiązujących wymagań w zakresie weryfikacji dokonywanej przez jednostki oceniające zgodność. W ramach tych odstępstw możliwe jest wydawanie nowych oraz przedłużanie ważności certyfikatów, opinii oraz wszelkiej dokumentacji bez przeprowadzania fizycznej oceny (audyty, wizytacje, inspekcje), a z wykorzystaniem technik oceny zdalnej, jak np. przeglądu dokumentacji czy oceny wirtualnej. Warunkiem tego jest jednak zapewnienie przez te jednostki odpowiedniej oceny ryzyka poprzez zagwarantowanie, że zastosowane alternatywne metody oceny pozwolą zapewnić odpowiedni poziom weryfikacji oraz bezpieczeństwa produktów. Powyższe ma zastosowanie zarówno do oceny przeprowadzanej przez jednostki notyfikowane (NoBo), jak i jednostki oceniające zgodność z wymaganiami krajowymi (DeBo).
Agencja w swojej rekomendacji odniosła się także do występowania możliwych utrudnień w procesie notyfikacji jednostek NoBo na zgodność z Dyrektywą 2016/797. W tej sytuacji jednostki, które otrzymały już certyfikat akredytacji na zgodność z dyrektywą 2016/797 i dokumentem technicznym Agencji i nie zostały formalnie notyfikowane przez państwo w związku z brakiem transpozycji przepisów, mimo braku takiej notyfikacji będą mogły sporządzać dokumentację weryfikacji, która będzie mogła być uznawana przez Agencję i krajowe organy ds. bezpieczeństwa w procesie wydawania zezwoleń. Dokumentacja ta spełniać będzie musiała jednak wszelkie wymogi dyrektywy 2016/797.
W odniesieniu do podmiotów, których wnioskowanie o wydanie zezwoleń może być utrudnione, w szczególności w zakresie uzyskania niezbędnych dokumentów do wniosku o zezwolenie dla pojazdu, Agencja rekomenduje załączenie odpowiednich dowodów potwierdzających i opisujących brak możliwości dostarczenia wszystkich wymaganych dokumentów towarzyszących wnioskowi. W takim przypadku wnioskodawca powinien szczegółowo wskazać braki dokumentacji oraz przedstawić dowody opisujące przyczyny ich niedostarczenia. Agencja działając w tej sytuacji jako podmiot udzielający zezwolenia może zawrzeć w nim termin na uzupełnienie braków po uznaniu, że wnioskodawca i podmioty powiązane spełniły swoje obowiązki pomimo trudności narzuconych przez obecne wyjątkowe okoliczności. Termin ten każdorazowo zostanie ustalony indywidualnie dla wniosku, jednak przewiduje się, że nie będzie dłuższy niż 6 miesięcy od daty wydania zezwolenia.