W momencie wystąpienia zdarzenia pracownik kolejowy ma obowiązek zgłosić zdarzenie osobiście, a jeżeli nie jest to możliwe, za pośrednictwem innych osób. Zdarzenie zgłasza się niezwłocznie, używając wszelkich dostępnych środków. W przypadku zdarzeń zaistniałych na bocznicy kolejowej zdarzenie należy zgłosić użytkownikowi bocznicy kolejowej.
Użytkownik bocznicy, któremu zgłoszono zdarzenie zaistniałe na terenie bocznicy, jest obowiązany niezwłocznie powiadomić o nim:
- członków komisji kolejowej ze strony użytkownika bocznicy kolejowej;
- Przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych;
- Oddział Terenowy Urzędu Transportu Kolejowego właściwy terytorialnie dla miejsca zdarzenia.
W ostatnim czasie występują liczne przypadki zawiadamiania o zdarzeniach przez przewoźników którzy świadczą usługę obsługi bocznicy kolejowej na rzecz jej użytkownika. Z analizy przepisów wynika, że zawiadomienie o zdarzeniu może zostać zrealizowane przez operatora bocznicy/przewoźnika kolejowego, natomiast za zaniechanie tego obowiązku odpowiada wyłącznie zarządca infrastruktury (użytkownik bocznicy).
Szczegóły w „Stanowisku Prezesa UTK w sprawie zgłaszania poważnych wypadków, wypadków i incydentów przez użytkowników bocznic kolejowych” na stronie Stanowiska Prezesa UTK.