Coraz więcej klientów w kontaktach z Urzędem Transportu Kolejowego decyduje się na korzystanie z platformy ePUAP. Od początku 2017 roku do UTK przez ePUAP wpłynęło prawie 600 spraw. Wprawdzie z tej metody komunikacji korzystają przede wszystkim duże podmioty, nie jest to jednak regułą. Coraz częściej nasi klienci zakładają konta instytucjonalne na ePUAP (więcej szczegółów znajdziesz w instrukcji) i korzystając z możliwości potwierdzenia w UTK Profilu Zaufanego, przysyłają do nas w tym celu swoich przedstawicieli. Administrator konta w organizacji może dołączyć do niego indywidualne konto takiej upoważnionej osoby, która będzie mogła składać wnioski elektroniczne w imieniu podmiotu.
Również osoby prywatne przekonały się do tej formy kontaktów z Urzędem. W tym zakresie odnotowujemy m. in. znaczny wzrost wpływów elektronicznych zawierających m.in. wnioski o udzielenie informacji publicznej.
Dokumenty złożone w postaci elektronicznej przez platformę ePUAP mają taką samą ważność, jak te złożone papierowo. Skorzystanie z tej formy komunikacji ma wymierne zalety. Pozwala oszczędzić czas i pieniądze. UTK szacuje, że wykorzystanie ePUAP średnio skraca czas postępowania administracyjnego o ok. 2 tygodnie. Redukcja kosztów, na którą pozwala ePUAP widoczna jest szczególnie przy częstej korespondencji z Urzędem. Przy ocenie oszczędności należy uwzględnić łączny koszt druku dokumentacji, jej wysyłki lub delegacji pracownika. Koszt druku i wysłania jednego wniosku z dokumentacją wyniesie średnio od 35 zł do 80 zł, w zależności od tego, czy wybierzemy przesyłkę pocztową, czy kurierską. Koszt ewentualnej delegacji pracownika dla firm spoza Warszawy będzie jeszcze wyższy. W komunikacji poprzez ePUAP podmiot nie poniesie tych kosztów.
To także oszczędności dla Urzędu. W UTK większość spraw procedujemy całkowicie elektronicznie. Skanujemy tradycyjne, papierowe dokumenty by móc odzwierciedlić ich treść w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dodatkowo wszystkie dokumenty papierowe muszą być przechowywane w urzędzie nawet do 50 lat, co także generuje koszty. Dla wizualizacji skali problemu – dokumentacja z roku 2015 – pierwszego po wdrożeniu systemu elektronicznego zarządzania dokumentami jako podstawowego zajmuje w samym tylko składzie chronologicznym 64 metry bieżące. A w tamtym roku nadal połowa kategorii spraw była prowadzona w sposób tradycyjny, więc całkowita objętość dokumentów może być nawet trzykrotnie większa.
Zachęcamy więc wszystkich naszych wnioskodawców do korzystania z ePUAP. Wszystkie sprawy w UTK można zrealizować przy użyciu tej platformy (wnioski, zapytania, itp.), korzystając z formularza pisma ogólnego. Nasi pracownicy chętnie pomogą rozwiać wszelkie wątpliwości z tym związane.
Infografika w wyższej rozdzielczości