W 2017 r. 22 proc. ogółu korespondencji kierowanej przez pasażerów stanowiły skargi dotyczące higieny, komfortu i jakości obsługi. W tej kategorii mieszczą się m.in. przypadki awarii klimatyzacji lub ogrzewania w pociągach, nieczynnych lub brudnych toalet, a także niewłaściwego zachowania drużyn konduktorskich czy pracowników kas biletowych.
17 proc. zgłoszeń dotyczyło roszczeń finansowych. Skargi takie dotyczyły głównie decyzji reklamacyjnych w przypadkach odmów wypłaty odszkodowań za opóźnienia pociągów czy nieuwzględnienia odwołań od wezwań do zapłaty wystawionych przez kontrolerów. Na niesatysfakcjonujący rozkład jazdy poskarżyło się 19 proc. podróżnych. W zgłoszeniach tych znalazły się uwagi dotyczące niedogodnych czasowo połączeń kolejowych, braku skomunikowania z innymi pociągami czy likwidacji kursów.
Zbyt długie kolejki do kas, za mało czynnych okienek czy niewłaściwe godziny ich otwarcia były tematem 13 proc. skarg. W tej kategorii coraz więcej zastrzeżeń dotyczy działania internetowych systemów sprzedaży i aplikacji mobilnych. W zgłoszeniach dotyczących informacji pasażerskiej i oznakowania pociągów (14 proc.) podróżni opisywali przypadki nieprawidłowości czy rozbieżności między informacjami podawanymi przez megafony, a wyświetlanymi na tablicach. Dostrzeżono również błędy lub nieaktualne treści na tablicach kierunkowych pociągów. Skargi dotyczące innych zagadnień stanowiły 15 proc. korespondencji.
Najczęściej wybieraną formą komunikacji z Urzędem jest poczta elektroniczna. W 2017 r. tą drogą przesłano 819 zgłoszeń. Popularną formą przesyłania skarg był również formularz kontaktowy na stronie internetowej Urzędu – 140 zgłoszeń. Pocztą tradycyjną dotarło do Urzędu 68 skarg, za pośrednictwem e-PUAP – 6, a jedna osoba wniosła skargę osobiście.
W Urzędzie Transportu Kolejowego istnieje też infolinia pod numerem 22 460 40 80. Dyżurujący tam pracownicy informują pasażerów o przysługujących im prawach. W ubiegłym roku udzielono 1063 porad, z czego 117 zakończyło się złożeniem skargi na przedsiębiorstwa kolejowe.