Od 31 października 2020 r. aby rozpocząć prowadzenie działalności przewoźnika kolejowego konieczne jest uzyskanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa. Certyfikat wydawany jest na okres do 5 lat, zatem w uzasadnionych przypadkach okres ten może być krótszy.
O uzyskanie nowego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa powinien wystąpić również przewoźnik kolejowy:
- którego dotychczasowy certyfikat bezpieczeństwa w części A lub B wymaga przedłużenia ważności;
- chcący dokonać wszelkich zmian w posiadanym certyfikacie bezpieczeństwa część A lub B np. w zakresie danych podmiotu (w tym również zmiany nazwy lub formy prawnej), infrastruktury kolejowej, po której może jeździć czy zakresu prowadzonej działalności.
Należy pamiętać, że w przypadku wskazania obszaru działalności w co najmniej dwóch państwach członkowskich Unii Europejskiej, jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydaje Agencja Kolejowa Unii Europejskiej. Jeżeli planowany obszar działalności przewoźnika obejmuje jedynie Polskę wnioskodawca ma możliwość wyboru: może złożyć wniosek do Agencji Kolejowej UE lub do Prezesa UTK.
Poniższy opis dotyczy jedynie wniosków kierowanych do Prezesa UTK. Informacje dotyczące zasad składania wniosku o jednolity certyfikat bezpieczeństwa do Agencji Kolejowej UE znajdują się na jej stronie internetowej.
KTO?
Wniosek może złożyć dowolny przedsiębiorca, który chce wykonywać działalność z zakresu przewozów kolejowych lub prowadzący już obecnie taką działalność.
CO ZROBIĆ?
Należy złożyć wniosek o wydanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa wraz z wymaganymi dokumentami. Wniosek należy złożyć na co najmniej pięć miesięcy przed datą rozpoczęcia działalności lub wygaśnięcia dotychczasowego certyfikatu bezpieczeństwa część A lub B. Zalecane jest złożenie wniosku z wyprzedzeniem wynoszącym sześć miesięcy.
CO PRZYGOTOWAĆ?
Wniosek o wydanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa składa się za pośrednictwem Punktu Kompleksowej Obsługi (OSS, ang. One-Stop Shop) - dedykowanej aplikacji informatycznej. Informacje dotyczące OSS, w tym link, instrukcję użytkownika oraz prezentacje szkoleniowe, można znaleźć w dedykowanej zakładce na stronach Urzędu.
Przed złożeniem wniosku o jednolity certyfikat bezpieczeństwa należy przygotować poniższą dokumentację w wersji elektronicznej (pliki PDF):
- aktualny system zarządzania bezpieczeństwem, spełniający wymagania określone w załączniku I do rozporządzenia 2018/762;
- dowody dotyczące stosowania systemu (np. uzupełnione formularze, wdrożone strategie);
- listę kontrolną przepisów krajowych do wniosku o jednolity certyfikat bezpieczeństwa - wzór dostępny jest na stronie;
- pełnomocnictwo podpisane zgodnie z reprezentacją podmiotu dla osoby składającej wniosek w systemie OSS do reprezentowania przedsiębiorcy przed Prezesem UTK;
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (jeśli został wyznaczony pełnomocnik);
- dowód uiszczenia opłaty za wydanie decyzji.
Jeżeli wniosek składa działający obecnie przewoźnik kolejowy należy również złożyć:
- wykaz zmian w SMS względem ostatniej oceny;
- informację o obecnym stanie wdrożenia planów naprawczych ustanowionych przez przewoźnika w odniesieniu do stwierdzonych w trakcie nadzoru nieprawidłowości, które nie zostały dotychczas usunięte.
Powyższe dokumenty składa się w formie elektronicznej w OSS. Dokumenty o charakterze formalnym (pełnomocnictwo, dowody uiszczenia opłaty) należy umieścić w sekcji Inne dokumenty administracyjne" w bibliotece wniosku w OSS.
Szczegóły dotyczące procesu uzyskiwania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa zostały opisane w "Poradniku dla wnioskujących o jednolity certyfikat bezpieczeństwa" dostępnym w dziale Opracowania Urzędu Transportu Kolejowego.
Pliki zawierające powyższe dokumenty powinny być jednoznacznie nazwane przed wgraniem do OSS, gdyż późniejsza zmiana ich nazw będzie pracochłonna. Należy unikać zamieszczania kilku dokumentów w jednym pliku z uwagi na późniejszą trudność w ewentualnych korektach lub zmianach pojedynczych dokumentów w obrębie takiej paczki.
Wniosek o wydanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa ma postać formularza elektronicznego, składającego się z kilku części. Elementem wniosku jest lista kontrolna, wskazująca konkretne dokumenty, gdzie wykazane zostało spełnienie danego wymagania. Lista obejmuje wszystkie wymagania załącznika I do rozporządzenia 2018/762 oraz wymagania TSI Ruch kolejowy. Z tego względu proces wypełniania wniosku może trwać kilka godzin. W trakcie uzupełniania wniosku warto okresowo zapisywać swoją pracę, aby uniknąć ewentualnych problemów technicznych wynikających z wylogowania lub utraty połączenia z Internetem.
Przed ostatecznym złożeniem wniosku system wyświetla jego podsumowanie. Warto na tym etapie dokładnie sprawdzić wszystkie najważniejsze informacje (w szczególności nazwę spółki, numery KRS, NIP oraz szczegóły dotyczące zakresu i obszaru działalności). Po złożeniu wniosku jego modyfikacja będzie możliwa dopiero po otwarciu stosownej części wniosku do edycji przez oceniającego ze strony UTK.
ILE ZAPŁACISZ?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego:
- 20 000 zł za wydanie nowego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa;
- 15 000 zł za przedłużenie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa;
- 3 500 zł za aktualizację jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa;
- 40 000 zł za wydanie nowego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa obejmującego potwierdzenie zgodności z załącznikiem II do rozporządzenia (UE) nr 2019/779;
- 40 000 zł za przedłużenie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa obejmującego potwierdzenie zgodności z załącznikiem II do rozporządzenia (UE) nr 2019/779 lub w celu objęcia takim potwierdzeniem;
- 10 000 zł za aktualizację jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa obejmującego potwierdzenie zgodności z załącznikiem II do rozporządzenia (UE) nr 2019/779 lub w celu objęcia takim potwierdzeniem.
Opłatę należy wnieść w momencie składania wniosku, na rachunek bankowy Urzędu Transportu Kolejowego.
Opłaty za pełnomocnictwo
W przypadku złożenia dokumentu pełnomocnictwa wnieś opłatę skarbową na rachunek bankowy organu podatkowego, zgodnie z właściwością miejscową.
ILE BĘDZIESZ CZEKAĆ?
Rozpatrzenie wniosku o wydanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa trwa do pięciu miesięcy. Pamiętaj, że każda sprawa ma charakter indywidualny i faktyczny czas jej rozpatrzenia może być inny niż ten wskazany powyżej.
DODATKOWE INFORMACJE
- Poradnik dla wnioskujących o jednolity certyfikat bezpieczeństwa;
- Najważniejsze różnice w procesie uzyskiwania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa;
- Informacje dotyczące Punktu Kompleksowej Obsługi (OSS);
- Opis nowych kryteriów dla systemów zarządzania bezpieczeństwem wraz z materiałami szkoleniowymi.
W przypadku wszelkich wątpliwości dotyczących zasad złożenia wniosku zachęcamy do kontaktu z Urzędem wysyłając wiadomość na adres utk@utk.gov.pl lub do organizacji spotkań w ramach inicjatywy Piątki z UTK".
PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym;
- Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2018/762 z dnia 8 marca 2018 r. ustanawiające wspólne metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu do wymogów dotyczących systemu zarządzania bezpieczeństwem na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenia Komisji (UE) nr 1158/2010 i (UE) nr 1169/2010 (Dz. Urz. UE L 129 z 25 maja 2018 r., str. 26, z późn. zm.);
- Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2018/763 z dnia 9 kwietnia 2018 r. ustanawiające praktyczne zasady wydawania jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa przedsiębiorstwom kolejowym na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (WE) nr 653/2007;
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2021 r. w sprawie opłat pobieranych przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego;
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej;
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.