Nawigacja

Biura i Departamenty

Biuro Administracyjno-Informatyczne

Dyrektor: Przemysław Skubisz

Zastępca Dyrektora: Robert Nowak

Tel. 22 749 15 00

1.    Biuro Administracyjno-Informatyczne zapewnia sprawną obsługę Prezesa UTK oraz członków Kierownictwa, komórek organizacyjnych i pracowników UTK w kwestiach informatycznych, telekomunikacyjnych, administracyjnych, organizacyjnych, kancelaryjnych i logistycznych, a także wdraża strategię cyfryzacji, w tym współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie zapewnienia jak największej liczby usług elektronicznych.
2.    Zadania Biura Administracyjno-Informatycznego obejmują w szczególności:


1)    zapewnienie i zaopatrywanie pracowników Urzędu w niezbędny do pracy sprzęt oraz materiały biurowe i eksploatacyjne;
2)    zapewnienie wyposażenia sal, pokoi, stanowisk do pracy (w tym dla nowoprzyjętych pracowników Urzędu przed ich przystąpieniem do pracy);
3)    prowadzenie ewidencji składników majątkowych UTK, zarządzanie majątkiem ruchomym UTK oraz bieżący nadzór nad gospodarką majątkową UTK, w szczególności samochodami, pomieszczeniami, sprzętem oraz wyposażeniem biurowym;
4)    obsługę UTK w zakresie informatycznym, w tym polegającą na: standaryzacji sprzętu i oprogramowania, dokonywaniu analiz technicznych w zakresie sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz planowaniu i realizacji zakupów, koordynowaniu wdrożeń i modyfikacji systemów informatycznych i baz danych, zbieraniu i analizie wniosków dotyczących wprowadzenia zmian w oprogramowaniu;
5)    współpracę z operatorami sieci telekomunikacyjnych w zakresie świadczonych na rzecz Urzędu usług oraz gospodarowanie służbowymi telefonami, w tym telefonami komórkowymi wraz z kontrolą i rozliczeniem kosztów ich wykorzystania zgodnie z wewnętrznymi regulacjami;
6)    prowadzenie archiwum zakładowego;
7)    obsługę kancelaryjną odpowiadającą w szczególności za:

a)    przyjęcie, wstępną priorytetyzację, dekretację i rejestrację korespondencji wpływającej do Centrali UTK (zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej) i rozdział na komórki organizacyjne UTK oraz rejestrację i nadanie przesyłek do wysyłki,
b)    obsługę centralki telefonicznej UTK,
c)    przyjęcie i rejestrację gości w ewidencji ruchu osobowego gości oraz kierowanie ich do właściwych miejsc lub osób w Centrali UTK,
d)    weryfikację prawidłowości i terminowości realizacji usług przez operatora pocztowego oraz dostawcę usług kurierskich na podstawie zawartych umów,
e)    bieżącą współpracę z poszczególnymi punktami obsługi kancelaryjnej w celu wypracowania jednolitych zasad obsługi,
f)    zapewnienie funkcjonowania głównego Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego i koordynację realizacji zadań w tym zakresie przez punkty obsługi kancelaryjnej poza Centralą UTK,
g)    nadzór i koordynację funkcjonowania EZD,
h)    tworzenie i aktualizację przepisów kancelaryjnych Urzędu oraz monitorowanie ich przestrzegania, w tym współdziałanie z koordynatorem czynności kancelaryjnych w zakresie stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt w celu zapewnienia prawidłowości klasyfikacji dokumentacji,
i)    wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie obiegu dokumentów i wymiany informacji w UTK, w tym rozwiązań teleinformatycznych;

8)    obsługę logistyczną zagranicznych podróży służbowych wszystkich pracowników UTK w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych i środków transportu;
9)    zarządzanie flotą samochodową UTK, w tym utrzymanie czystości i sprawności technicznej pojazdów Kierownictwa UTK w zakresie ustalonym z Biurem Prezesa;
10)    administrowanie wynajmowaną powierzchnią biurową.

3.    Biuro Administracyjno-Informatyczne zobligowane jest udzielać niezbędnego wsparcia i współdziałać z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie realizacji zadań.

 

do góry