1 stycznia 2015 r. w Urzędzie Transportu Kolejowego (UTK) został uruchomiony elektroniczny obieg dokumentów, obejmujący wybrane kategorie spraw znajdujących się w zakresie kompetencji Prezesa UTK. Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją ma na celu zwiększenie efektywności realizowanych spraw oraz zapewnienie transparentności prowadzonych postępowań.
Dla zapewnienia możliwości prowadzenia postępowań w trybie elektronicznym niezbędne jest, aby wszelkie dokumenty składane przez wnioskodawcę w formie papierowej opracowane były w sposób umożliwiający ich późniejsze elektroniczne procedowanie i włączenie do obiegu elektronicznego.
W szczególności dokumenty o znacznej objętości składane wraz z wnioskiem nie powinny być oprawione w sposób trwały (oprawy zgrzewne czy zszywane). Preferowane jest, aby składane dokumenty były bindowane lub oprawione w grzbiety wsuwane (zaciskowe), tak by możliwe było zdjęcie oprawy celem poddania dokumentu digitalizacji.
Wymagania te dotyczą w szczególności następujących rodzajów dokumentów:
- Przepisy wewnętrzne
- Regulacje wewnętrzne
- Księgi systemów zarządzania bezpieczeństwem
- Księgi systemów zarządzania utrzymaniem
- Dokumentacje systemu utrzymania
Niezależnie od trybu papierowego składania wniosków, możliwe jest również ich składanie w formie elektronicznej za pośrednictwem profilu zaufanego w ramach elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP)