Przewoźnicy kolejowi i zarządcy infrastruktury kolejowej, zobowiązani są do corocznego opracowywania i przedkładania Prezesowi UTK (w terminie do końca drugiego kwartału roku następującego po okresie sprawozdawczym) tzw. Raportów w sprawie bezpieczeństwa.
Raporty te zawierać powinny usystematyzowane dane statystyczne z zakresu bezpieczeństwa, przedstawione w formie wspólnych wskaźników bezpieczeństwa (CSI), a w przypadku podmiotów zobowiązanych do ustanowienia i wdrożenia systemów zarządzania bezpieczeństwem (SMS), dostarczać powinny informacji na temat skuteczności przyjętych rozwiązań systemowych, ukierunkowanych na utrzymywanie, a tam gdzie to wymagane, podnoszenie poziomu bezpieczeństwa systemu kolejowego.
Jednocześnie, wraz z wejściem w życie wymagań Rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 445/2011, obowiązek raportowania danych z zakresu bezpieczeństwa, rozszerzony został na nową kategorię podmiotów, tj. podmioty odpowiedzialne za utrzymanie wagonów towarowych (ECM). Raporty roczne składane przez te podmioty, równolegle z danymi statystycznymi, dostarczać powinny informacji o skuteczności przyjętych i wdrożonych systemów zarządzania utrzymaniem (MMS).
Mając na uwadze dotychczasowe doświadczenia związane ze składaniem przez przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury kolejowej rocznych raportów bezpieczeństwa, a także uwzględniając konieczność wyznaczenia jednolitych zasad składania raportów z zakresu utrzymania, Prezes UTK przygotował pakiet wytycznych, zawierających wyjaśnienia dotyczące celu sporządzania raportów oraz ich podstawowych części składowych.
W ramach nowej wersji wytycznych, szczególny nacisk położony został na zapewnienie zgodności raportów z wymaganiami przepisów prawa krajowego i wspólnotowego oraz ich powiązanie z systemami zarządzania bezpieczeństwem, w szczególności w kontekście kryteriów A, D, I, K, M, Q i S wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie oceny zgodności oraz kryteriów z załącznika III do rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 445/2011. Dodatkowo w ramach wytycznych wyjaśnione zostały zasady sprawozdawczości odnoszące się do stosowania wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie oceny ryzyka oraz wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie monitorowania.
Ponadto, z uwagi na nieprecyzyjne zasady i terminy składania Raportów rocznych ECM, Prezes UTK zaleca, aby wszystkie raporty w tym obszarze złożone zostały przed certyfikowane podmioty odpowiedzialne za utrzymanie (ECM) w terminie do dnia 30 czerwca 2014 r.
W przypadku pełnienia funkcji podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych przez przewoźników kolejowych lub zarządców infrastruktury, którzy nie posiadają odrębnych certyfikatów ECM, a działają w okresie przejściowym w oparciu o posiadane certyfikaty lub autoryzacje bezpieczeństwa, dane z zakresu efektywności systemu zarządzania bezpieczeństwem i systemu zarządzania utrzymaniem należy złożyć w ramach Raportu w sprawie bezpieczeństwa (dodatkowe elementy wskazane w rozdziale IV wytycznych).
Wytyczne oraz treść wspólnych metod bezpieczeństwa, przywoływanych w ich treści, dostępne są w zakładce Bezpieczeństwo Systemu Kolejowego / Monitoring bezpieczeństwa / Wytyczne dla raportów i sprawozdań.
Jednocześnie, Prezes UTK przypomina, iż zarówno Raporty w sprawie bezpieczeństwa, jak i Raporty roczne ECM przekazywane w formie papierowej muszą być trwale spięte i podpisane zgodnie z reprezentacją podmiotu, określoną w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Ponadto, raporty należy również przekazać w wersji elektronicznej w formacie PDF i w wersji edytowalnej na dedykowany adres e-mail: raporty_bezpieczenstwa@utk.gov.pl.
Ponadto, Raporty w sprawie bezpieczeństwa muszą obowiązkowo zawierać elementy wskazane w art. 17a ust. 5 ustawy o transporcie kolejowym, tj.:
- Informacje o osiągnięciu celów bezpieczeństwa przedsiębiorstwa i realizacji planów bezpieczeństwa
- Informacje o wspólnych wskaźnikach bezpieczeństwa (CSI) na poziomie przedsiębiorstwa
- Zidentyfikowane problemy w funkcjonowaniu i eksploatacji systemu kolejowego
- Wyniki wewnętrznych audytów systemu zarządzania bezpieczeństwem
Nieuwzględnienie jednego z ww. elementów w przekazanym Raporcie w sprawie bezpieczeństwa będzie uznane za brak terminowego złożenia raportu, co podlega karze finansowej na podstawie art. 66 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy z dnia 28 marca 2003 roku o transporcie kolejowym (tekst jednolity: Dz.U. 2013 r. poz. 1594 z późn. zm.).