Jednym z warunków dopuszczenia pojazdu kolejowego do eksploatacji jest świadectwo sprawności technicznej. Dokument potwierdza, że pojazd jest sprawny technicznie czyli że jest on utrzymywany zgodnie z określonymi dla tego pojazdu wymogami i przepisami technicznymi. Wyjątek stanowią wagony towarowe, które pod pewnymi warunkami są całkowicie zwolnione z obowiązku posiadania świadectwa.
Świadectwo sprawności technicznej wydaje przewoźnik kolejowy. W określonych przypadkach może je również wydać użytkownik bocznicy kolejowej, zarządca infrastruktury czy eksploatujący wieloczynnościowe i ciężkie maszyny do robót budowlanych lub pojazdy kolejowe wykonujące przewozy technologiczne.
Pojazd kolejowy podlegający obowiązkowemu wpisowi do krajowego rejestru pojazdów (National Vehicle Register - NVR) musi mieć przypisany określony podmiot odpowiedzialny za jego utrzymanie (Entity in Charge of Maintenance - ECM). ECM zapewnia utrzymanie pojazdu w sposób gwarantujący bezpieczną eksploatację zgodną z dokumentacją systemu utrzymania, warunkami technicznymi eksploatacji oraz określonymi w Technicznych Specyfikacjach Interoperacyjności.
Przepisy regulujące utrzymanie pojazdów kolejowych w odpowiednim stanie technicznym nakładają obowiązki na dwie kategorie podmiotów – podmioty odpowiedzialne za utrzymanie i przewoźników kolejowych. Nie ma jednak obowiązku, aby obie role wykonywane były przez ten sam podmiot.
W przypadku, gdy przewoźnik kolejowy korzysta z pojazdów udostępnionych przez innego przewoźnika, dopuszczalne jest zarówno:
- posługiwanie się świadectwem sprawności technicznej wystawionym przez przewoźnika udostępniającego pojazd. W takiej sytuacji przewoźnik ten może być podmiotem odpowiedzialnym za utrzymanie dla tego pojazdu,
- wystawienie dla pojazdu świadectwa sprawności technicznej przez przewoźnika przyjmującego tabor i przyjęcie na siebie wynikających z tego tytułu obowiązków.
Podział obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wystawiania świadectw sprawności technicznej oraz wymiany informacji o eksploatacji i utrzymaniu pojazdu powinien być zawarty w umowie.