Do prowadzenia krajowych rejestrów infrastruktury kolejowej zobowiązane są wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej. W rozporządzeniu w sprawie krajowego rejestru infrastruktury kolejowej określono warunki, formę i tryb przekazywania Prezesowi Urzędu Transportu Kolejowego danych podlegających publikacji przez zarządców infrastrukturyi/lub użytkowników bocznic kolejowych.
Dane dotyczące infrastruktury kolejowej wprowadzane są do krajowych rejestrów infrastruktury kolejowej. Każdy z krajowych regulatorów jest zobowiązany, by co najmniej raz na trzy miesiące przekazać zaktualizowane dane z rejestrów krajowych do Agencji Kolejowej Unii Europejskiej. Agencja gromadzi kompleksowe dane o infrastrukturze kolejowej otrzymywane z wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej.
W celu sprawnej realizacji zobowiązań w Urzędzie Transportu Kolejowego uruchomiono narzędzie informatyczne RINF-PL. Aplikacja ta dostępna jest pod adresem https://rinf.utk.gov.pl. Stanowi ona narzędzie umożliwiające zarządcom infrastruktury kolejowej oraz użytkownikom bocznic kolejowych wprowadzanie danych o zarządzanej przez nich infrastrukturze kolejowej do rejestru RINF. Rejestr ma przede wszystkim na celu weryfikację kompatybilności pojazdów kolejowych z infrastrukturą znajdującą się w ramach zaplanowanej trasy. Ponadto ułatwia on projektowanie i dopuszczenie do eksploatacji nowych typów pojazdów oraz pozwala na monitorowanie postępów w osiąganiu interoperacyjności sieci kolejowej Europy.
Proces gromadzenia danych w krajowym rejestrze infrastruktury kolejowej przebiega stopniowo. Prawodawca europejski przewidział konkretne „daty graniczne” na zgromadzenie i przekazanie poszczególnych kategorii informacji.
Terminy dla państw członkowskich na wprowadzenie danych do rejestru zależą od przyporządkowania rodzaju infrastruktury do jednej z poniższych kategorii:
- dla infrastruktury dopuszczonej przed wejściem w życie Dyrektywy 2008/57/WE, która to infrastruktura jednocześnie nie jest jednym z korytarzy towarowych, określonych w załączniku do Rozporządzenia 2010/913/UE, dane należy zgromadzić i umieścić w rejestrze nie później niż do 16 marca 2017 r.;
- dla prywatnych bocznic oddanych do eksploatacji przed wejściem w życie Dyrektywy 2008/57/WE, dane należy zgromadzić i umieścić w rejestrze nie później niż do 16 marca 2019 r.;
- dla sieci nieobjętej Technicznymi Specyfikacjami Interoperacyjności (TSI) dane należy zgromadzić i umieścić w rejestrze nie później niż do 16 marca 2019 r.;
- dla infrastruktur dopuszczonych do eksploatacji po wejściu w życie Decyzji 2014/880/UE dane należy zgromadzić i umieścić w rejestrze niezwłocznie po dopuszczeniu do eksploatacji oraz niezwłocznie po uruchomieniu wspólnego interfejsu użytkownika.
Dodatkowo pragniemy przypomnieć o istotnych terminach wynikających z rozporządzenia w sprawie krajowego rejestru infrastruktury kolejowej dotyczących zarządców infrastruktury i użytkowników bocznic kolejowych:
- zarządca infrastruktury i użytkownik bocznic kolejowych obowiązani są do przekazywania danych dotyczących infrastruktury, podlegających publikacji w krajowym rejestrze infrastruktury kolejowej, w terminie miesiąca od jej dopuszczenia do eksploatacji;
- użytkownicy bocznic kolejowych mają czas na wystąpienie do Prezesa UTK o nadanie uprawnień dostępu do aplikacji RINF-PL w terminie do dnia 16 marca 2018 r., lecz nie mogą tego zrobić wcześniej przed 29 lipca 2017 r.
Każdy zarządca infrastruktury oraz użytkownik bocznic kolejowych może złożyć wniosek o założenie konta w aplikacji RINF-PL. Wniosek powinien w swej treści zawierać dane podmiotu oraz wskazanie imion i nazwisk pracowników podmiotu oraz adresów e-mail, którym mają zostać nadane uprawnienia dostępu do aplikacji RINF-PL. Szczegółowy zakres uprawnień dla poszczególnych pracowników nadaje wnioskujący przedsiębiorca.